公司各類表格的管理辦法

2024-08-12 辦法

　　為了使公司各類表格規范化、合理化，達到合理使用的目的，特制訂本制度，公司表格管理辦法。

　　1、公司各部門使用的所有表格，由相關部門安排專人負責組織表格設計、修改管理事宜。公司采購員負責統一安排印制，采購科長負責管理、發放。

　　2、各部門使用的表格按半年或年用量加10印刷，日常的庫存數量尚剩余年用量或半年用量的8-10時，采購科長以書面形式提醒相關部門表格專管人申請印刷。各部門使用的表格，在每次印刷之前，相關部門表格專管人須提供出表樣，發給涉及到的所有部門表格專管人、使用人進行討論，提出修改意見，然后匯總討論修改意見進行完善，制出表樣，由本部門表格專管人、表格使用人、表格印刷部門負責人共同簽字后，由專管人寫出書面申請（申請中須寫明所需數量、使用時間紙張要求、表格規格及其他印刷要求）并附表樣，送采購科長。采購科長將申請數量與“表格印刷周期、數量表”進行對照，核對確切無誤后，安排采購員統一聯系印刷。采購科長或采購員如發現有浪費現象，報其直接領導按“節約使用紙張規定”進行處理。

　　3、屬公司各部門統用的表格（如：明細表、機動表、公用箋、信箋紙、出門證、領料單、入庫單、考勤表、差旅費報銷單、用款申請單、借款單等）由采購科長根據庫存數量直接安排采購員予以印刷。

　　4、采購員必須向社會招標印刷表格，管理制度《公司表格管理辦法》。除每年規定時間招標印刷外，各部門根據工作使用情況需要新設計或增加表格的，由使用部門專管人組織設計出表樣，匯總出份數，以書面形式報總經理批準后，報采購員予以印刷。

　　5、表格印刷結束入庫前，采購員須嚴格檢查表格印質量、紙張質量、表格規格是否與表樣和紙樣等要求相符。入庫后24小時內，相關采購員應書面通知表格印刷部門表格專管者按上述要求進行檢查。如發現問題其一切責任由采購員承擔。

　　6、每年1月上旬，采購科長根據上一年度各部門表格實際變動情況和使用情況，調整一次“表格印刷周期數量表”，發放至各相關部門。

　　7、各部門收到的報表必須妥善保管好，所有財務和倉庫報到各個部門的報表，由財務科長和倉儲科長安排財務和倉庫報表人員于每月15日對上月份報表回收一次；營銷辦合同評審員和各生產部合同評審員的報表（包括計劃、傳票等），各自于每季度第1月15日對上季度報表回收一次。所有回收的報表，由回收人整理后報財務科審核回收數量無誤后，送檔案存檔。

　　8、本規定各條款如有違犯，每人每次罰款50-200元。

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