一、人事管理信息化的安全性、便捷性
傳統(tǒng)的人事管理需要大量的紙質(zhì)文件材料，不僅加大了工作人員的勞動負(fù)荷，也對其安全性構(gòu)成了巨大危害。紙質(zhì)檔案需要注意防霉防潮，需要對特殊檔案進(jìn)行特殊存放，根據(jù)其特殊性和要求，安全、規(guī)范、合理保存。比如：最為嚴(yán)重的火災(zāi)，一旦發(fā)生火災(zāi)整個單位的人事信息就會毀于一旦，不僅對員工是一個巨大的傷害，對企業(yè)而言也是一種損失。其次像各種物理損壞、玷污等等都會對其安全造成威脅。但是信息化管理就可以避免這些損失和危害，并且便于攜帶和管理。同時信息化管理還可以便于人事檔案的調(diào)動，避免了人為的失誤造成的巨大影響。
二、人事管理信息化的透明性
在單位的人事工作中，一般均是首先從預(yù)測到?jīng)Q策到制定方案，然后進(jìn)行組織實施。在其運(yùn)行過程中，須進(jìn)行一定的管理控制，這些階段都始終貫穿著人事信息管理工作的預(yù)測、決策是否能夠準(zhǔn)確、透明。為了提高單位的人事管理水平、促進(jìn)其健康發(fā)展，應(yīng)該要對信息的產(chǎn)生、獲取、轉(zhuǎn)變傳遞和反饋的整個過程進(jìn)行合理化、科學(xué)化、透明化的管理，保證決策實施階段的執(zhí)行和實施順利進(jìn)行。所以建立一個完善安全透明的人事管理系統(tǒng)有著非常大的現(xiàn)實意義，可以實現(xiàn)多部門之間的信息聯(lián)合、資料收集和共享。
三、人事管理信息化對策建議
首先，樹立正確的對人事管理的.信息化建設(shè)觀念。在充分認(rèn)識人事管理信息化改革建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，在國家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動人事管理信息化改革建設(shè)的進(jìn)程。把人事管理信息化建設(shè)作為人事工作中的一個重要的組成部分來進(jìn)行建設(shè)，加大人力物力投資。企業(yè)人事管理的資料收集、歸檔要經(jīng)過安全整理，確保安全，不會丟失，確保資料的完整性，準(zhǔn)確性。電子檔文件要定期備份、多備份，分開貯存，儲存媒介要及時檢修，減少物理原因以及人為原因造成的損失。定期對檔案進(jìn)行清點核對，萬無一失，機(jī)密資料不會丟失或者盜取，保障企業(yè)的權(quán)益不受侵害。
其次，在日常的人事管理應(yīng)用系統(tǒng)中，管理人員應(yīng)該對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時更新。目前我國的人事管理信息軟件在具體的業(yè)務(wù)工作方面沒有得到有效的聯(lián)系和整合，從而使工作人員在使用軟件時，經(jīng)常導(dǎo)致工作中有紕漏以及疏忽，影響了人事工作的正常流程。在人事信息的共享方面，也沒有對其進(jìn)行有效的整合，軟件的功能和信息資源都和本部門有著非常緊密的聯(lián)系，卻忽略了其他相關(guān)部門的需求，缺少對信息資源的整合力度，不能及時地進(jìn)行信息的更新和軟件的維護(hù)。因為企業(yè)的人力資源信息是動態(tài)發(fā)展的，一年中其人力結(jié)構(gòu)一會有一些相應(yīng)的變化，在工資報酬獎勵方面也會有所調(diào)動等，所以人事管理的工作人員應(yīng)該及時更新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)
最后，一定要從自身出發(fā)，選擇符合自身發(fā)展的合適的軟件。每個企業(yè)都有著自身發(fā)展的特殊性，為了使人力資源管理信息化有效實施，便于操作和維護(hù)管理，企業(yè)一定要根據(jù)自身特點選擇合適的人力資源系統(tǒng)。
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