會議是機關單位工作的一項重要內容,是總結、部署和推動工作的有效形式。實際工作中，不管召開什么類型的會議（當然小型常規性會議除外），如果事先準備好一份主持詞，就會使會議開得緊湊、嚴密、有序和重點突出，達到事半功倍的效果。隨著形勢的發展,事務性工作的增多，會議主持詞的使用頻率也越來越高。從起草工作實踐來看，寫好會議主持詞，關鍵要其四個特點：
一是結構特點。
主持詞的整個結構不同于文章，它是以要目式的“詞”的形式體現出來的，有點象演電影、戲劇中供演員使用的“臺詞”或紀錄片中的“解說詞”，也就是圍繞整個會議召開的主題和推進過程，以簡潔的獨立成句或段的設定詞語，把會議進行的步驟、過程和進展情況逐一合理地書寫出來，起到標識、規范和備忘等作用。通常，開篇部分會直點會議召開的目的、意義、要求和主旨等，如“為了……今天我們召開×××會議”等，然后即進入正題，如：“現在，會議進行第一項議程，請×××講話”，“下面，會議進行第二項議程，請×××發言”等，其基本結構特點就是“要目式”和“條理性”。
二是內容特點.
由于會議主持詞主要是為了“會議”服務的，所以它的結構安排也必須與整個會議背景、規模、內容、議程等相協調和對應。大致包括以下幾部分內容：
（一）開頭部分。
即開明宗義地寫明會議的標題、在一定場合下的稱謂、召開開會議的.目的、意義和理由（重要性和必要性），使與會者對會議的背景及其原因有所了解。
（二）主體部分。
主要包括：
1、會議主（議）題。
即開門見山地交待出本次會議的主題和內容是什么、有哪些。有時候這方面也可放在開頭部分就寫。
2、規模對象。
要簡要地對參加會議的對象、人數，重要領導或來賓的身份、職務，以及會議重要性的程度等作一介紹。
3、會議議程。
這是主持詞的重點部分。先要介紹一下主要議題內容，然后分別寫明整個會議期間所包含的內容、程序、時間、步驟其及所涉及的會務活動安排等，并分條逐項地予以列出，以便會議中逐步安排進行。其寫作方式類似于發言提綱，起著提示、規范、備忘和統攬會議進程的作用。必須指出的是，如果是表彰性的會議主持詞，還要對表彰和對象、獎牌或榮譽證書等的領送程序等劃定一個時限時段，做出過細的安排，便在主持詞中予以體現，以保障會議秩序。
4、總結評價。
會議主要議程進行完畢，主持人要對整個會議的內容及相關情況作一總結概括和評價，使與會者進一步加深會議印象，領會和把握會議主旨。
5、提出要求。
主持詞的最后要對會議精神如何貫徹落實以及相關事項提出明確要求。如果會議主講者對貫徹要求已經講得比較具體，那么這一部分內容則可相應簡略不寫，即直接宣布散會；反之，則應寫得相對詳細，特別是重點工作，要十分明確地予以列出。有些關于會務安排的事項，也可在這里作一簡要強調和說明。突發性會議的主持詞，則依場合對象而酌定，不一定全盤照搬這一結構模式。
三是語言特點。
主持詞屬于非公文類的事務性文書，其語言風格總體上應立足于簡潔、明快、樸實、大方，不能作過分修飾。但因會議內容、性質、規模、場合的不同，其措詞又要有所差異，不能全部照搬照套。比如，如果會議是傳達上級會議精神、部署重要工作的，那么其語言風格就要突出莊重和嚴肅；如果是會議是慶典、表彰類性質的，則要突出歡快、熱烈和喜慶；如果是一般性工作會議，則可突出嚴謹和平實，同時可以添加一些日�？谡Z，顯得親切與平和，易于調節會議氣氛和讓人接受會議內容。
四是身份特點。
主持詞寫作還有一個注意事項就是因會議主持者本人身份或職務的不同，而在語氣、篇幅等方面要有所不同。如果與會者中有地位或職務較高的，那么主持詞就應保持謙遜的語氣；如果與會者是平級的，則要保持親和、禮讓的語氣；如果與會者大部分是下級的，則可以在此基礎上以“提要求”等相關嚴肅口氣來展開，意在引起與會者對會議內容的重視。但無論何種身份，都要注重禮節、分寸和尺度，保持“裁判員”、“指揮員”、“調度員”或“中間人”的身份，注重語言的簡潔性，切忌喧賓奪主、主次不分和“扳著臉孔”訓人。
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