什么是業務會談紀要

2024-09-23 好文

　　業務會談紀要是記載談判的指導思想，談判目的、談判主要議程、談判內容和結果的書面記錄性文件。

　　業務會談紀要是在談判記錄的基礎上整理而成的，集中反映了談判的基本精神和議題、結果，是下一步簽訂協議或合同的依據。有些談判紀要經過會談雙方簽字確認后，還可以作為意向書出現，從而起法律依據的參考作用。

　　業務會談紀要的作用

　　（1）是與會代表向領導匯報工作的依據，會談結束后，與會代表均要向領導匯報會談的情況和會談的結果，此時的會談紀要便是匯報的依據。

　　（2）是作為下一次簽訂合同或協議的依據。有些合同或協議的簽訂，是要經過多次的雙方會談，反復的磋商才能正式簽訂的。因此多次會談后的紀要，就成了下一次簽訂正式合同或協議書的重要依據。

　　（3）對雙方具有約束力。會談紀要經雙方簽字確認后，對雙方都有一定的約束力，但不如合同那樣具有法律效力。不如合同那樣具有法律效力。

　　業務會談紀要的寫作格式

　　業務會談紀要的寫作格式由標題、正文、結尾三部分組成。

　　（一）標題

　　業務會談紀要的標題經常用一個偏正關系的短語來表示，為了寫得明確，常常用“會談紀要”前冠之以某項會談的名稱，一般用“關于……的會談紀要”的句式。如“關于補償貿易的會談紀要”、“關于改換裝運口岸的會談紀要”。標題下方寫上會談日期。

　　（二）正文

　　正文分前言和主體兩方面。

　　（1）前言：寫明會談雙方的全稱及簡稱（為了行文方便，可在全稱后面加上括號，注明“甲方”“乙方”），寫明會談時間、會談地點、與會人員及會談的事項內容。如：“中國xx公司（以下簡稱甲方）與xxx國xxx公司（以下簡稱乙方）就xx問題于xxxx年xx月x日在xx（地方）進行友好會談，現將會談達成的一致意見，紀要如下：

　　（2）主體：這是會談紀要的主要內容。應分條列明雙方會談協定的具體事項。如果是逐筆售定的貿易方式，會談紀要則按交易的品名及規格、數量、包裝、價格、付款條件等分條列明。如果是其他貿易方式，則按會談內容分項列明。

　　（三）結尾

　　在正文下方寫上甲乙雙方單位的全稱，代表簽字蓋章。

　　業務會談紀要的注意事項

　　（一）必須忠實于會談記錄

　　會談紀要是在會談記錄的基礎上，根據會談議程、會談的內容和結果進行整理而形成的紀要。因此在整理會談紀要時，必須忠實于會談記錄，尤其是對會談中談及的貿易做法、堅守原則、事項內容、具體步驟等需要雙方共同遵守實行的內容，必須用準確的文字客觀地表述出來，不能隨意加上撰寫者的主觀意愿或要求。

　　（二）分條列明，突出重點

　　整理進出口業務會談紀要時，不必按發言人的先后順序來整理，而是按照會談的內容分項進行整理。為了突出重點，對于逐筆售定的貿易方式，會談可按照商品的品名及規格、數量、包裝、價格、支付方式等形式分條列明。如果是其他貿易方式，則按會談內容分項列明。

　　（三）語言簡潔明確會談過后進行紀要，其目的是要在繁雜的會談內容中整理出主要的或重要的事項內容，

　　以便今后工作的檢查或為簽訂合同做準備。因此在整理紀要時，語言力求簡潔，同時會談紀要經過簽字后，對雙方都有一定的約束力。因此語言的表達也必須明確，不可有任何歧義。

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