①會議的.籌備。
圍繞會議主題，將領導議定的會議規模、時間、議程等組織落實。通常要制定預案、組成班子、明確分工、 責任到人。
②通知的擬發。
擬寫通知要完整規范，標題、主題、會期、出席人員、報到時間、報到地點以及與會要求等要點要全面明確 ；通知的下發要及時，不能延誤；如有必要，應提前收集報名。
③文件的起草。
會議的文件材料，包括議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、《會議須知》等，一般應 在會前準備妥當。
④常規性準備
一是會場布置。包括選擇場地，安排桌椅，調試檢查照明、攝影、照相、錄音、通風和多媒體等設備。
二是與外界溝通。包括聯系新聞單位進行報道，通知公安部門協助安全保衛。
三是用品的采辦。包括記錄本、筆、文件袋、座位簽、飲料等等。
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