宴請(qǐng)的規(guī)格應(yīng)視宴請(qǐng)的目的和參加人員的身份來(lái)確定，規(guī)格過(guò)低顯得失禮，規(guī)格過(guò)高亦無(wú)必要。宴請(qǐng)的方式則主要以公關(guān)活動(dòng)的性質(zhì)和內(nèi)容來(lái)確定，以禮節(jié)性為主題的公關(guān)活動(dòng)采用宴會(huì)形式比較合適，而慶祝性、紀(jì)念性主題的公關(guān)活動(dòng)采用冷餐會(huì)、酒會(huì)的形式更有氣氛，以談?wù)撃稠?xiàng)特定工作為主題的公關(guān)活動(dòng)則采用工作進(jìn)餐的形式最為恰當(dāng)。當(dāng)然，這沒(méi)有絕對(duì)的限制與界定，應(yīng)該因人因事而異。
宴請(qǐng)的范圍確定較為復(fù)雜，一般以“少” 、“適”為原則，對(duì)公關(guān)效果有直接影響的方方面面自然不可缺少。但沒(méi)有原則的`泛泛而請(qǐng)，只會(huì)失去宴請(qǐng)的意義。特別是不考慮涉及公關(guān)活動(dòng)多邊之間的關(guān)系而盲目邀集于同一次宴請(qǐng)的做法，很可能會(huì)使宴請(qǐng)的本身成為公關(guān)活動(dòng)最終失敗的導(dǎo)火線。若有必要，除工作進(jìn)餐形式外，還可邀請(qǐng)賓客的配偶出席宴請(qǐng)，不過(guò)應(yīng)該首先明確配偶的出席僅僅是出于禮儀的需要還是對(duì)這次公關(guān)活動(dòng)可能發(fā)生影響，弄清這一點(diǎn)至關(guān)重要。宴請(qǐng)的范圍大致確定后，出席人數(shù)保持偶數(shù)的意
識(shí)同樣重要。因?yàn)榫湍骋蛔蓝裕@樣做可以使每一個(gè)人都至少有一個(gè)談話對(duì)象，而這又正是從禮儀的角度出發(fā)所必須考慮周到的。
宴請(qǐng)日期和時(shí)間的確定應(yīng)該照顧到出席宴請(qǐng)活動(dòng)的主要公眾和大部分公眾的習(xí)俗。一般不要選擇對(duì)方有重大節(jié)日、假日，有重要活動(dòng)的日子，更要注意避免對(duì)方有禁忌的日子。就西方人來(lái)講，宴請(qǐng)活動(dòng)安排在圣誕之夜是不會(huì)受到歡迎的，而對(duì)于日本人，宴請(qǐng)日期逢“４”逢“９”則會(huì)令他們大皺眉頭。因?yàn)樵谌照Z(yǔ)中，“４”字發(fā)音同“死” ，“９”字發(fā)音同“苦” 。尤其是世界上最大多數(shù)國(guó)家和教徒把“１３”特別是“１３ 日星期五”稱為黑色之日，應(yīng)該特別注意避開。假如賓客中有伊斯蘭教徒，又正遇他們的齋日，那么宴請(qǐng)最好能夠安排在日落后進(jìn)行。同樣，宴請(qǐng)菜肴的確定也要周密考慮賓客的愛(ài)好與禁忌。中式餐還是西式餐要視主客雙方的喜好和習(xí)慣而定。
伊斯蘭教用清真席，席上不用酒，甚至不用任何含酒精的飲料，印度人視牛為神而忌食牛肉，佛教僧侶則吃素忌葷，等等。
一旦宴請(qǐng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本就緒，別忘了發(fā)邀請(qǐng)也是一項(xiàng)重要的任務(wù)。請(qǐng)柬便是一種既禮貌，又普及，還可提醒備忘的邀請(qǐng)方式，但工作進(jìn)餐一般不發(fā)請(qǐng)柬。正式宴請(qǐng)的請(qǐng)柬通常需在一周至兩周前發(fā)出，以便被邀請(qǐng)者及早安排。當(dāng)然，公關(guān)活動(dòng)的特點(diǎn)決定了有時(shí)不允許有那么多的充裕時(shí)間，但也必須以盡早為原則。
有時(shí)為了周到起見，在宴請(qǐng)活動(dòng)的前夕，不妨再用電話聯(lián)系，對(duì)被邀請(qǐng)者是否收到請(qǐng)柬和是否能夠出席宴請(qǐng)予以確認(rèn)。
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