在商務(wù)交往中，因?yàn)楦鞣N各樣的實(shí)際需要，商務(wù)人員必須對(duì)一定的交往對(duì)象發(fā)出約請(qǐng)，邀請(qǐng)對(duì)方出席某項(xiàng)活動(dòng)，或是前來(lái)我方作客。這類性質(zhì)的活動(dòng)，被商務(wù)禮儀稱之為邀約。 在民間，邀約有時(shí)還被稱為邀請(qǐng)或邀集。站在交際這一角度來(lái)看待邀約，它實(shí)質(zhì)上乃是一咱雙向的約定行為。當(dāng)一方邀請(qǐng)另一方或多方人士，前來(lái)自己的所在地或者其他某處地方約會(huì)，以及出席某些活動(dòng)時(shí)，他不能僅憑自己的一廂情愿行事，而是必須取得被邀請(qǐng)方的同意與全傷口。作為邀請(qǐng)者，不能不自量力，無(wú)事無(wú)非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請(qǐng)者，則需要及早地作出合乎自身利益與意愿的反應(yīng)。
不論是邀請(qǐng)者，還是被邀請(qǐng)者，都必須把邀約當(dāng)作一種正規(guī)的商務(wù)約會(huì)來(lái)看待，對(duì)它絕對(duì)不可以掉以輕心，大而劃之。 對(duì)邀請(qǐng)者而言，發(fā)出邀請(qǐng)，如同發(fā)出一種禮儀性很強(qiáng)的通知一樣，不僅要求力求合乎禮貌，取得被邀請(qǐng)者的良好回應(yīng)，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關(guān)系的現(xiàn)狀。 在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的.邀約，既講究禮儀，又要設(shè)法使被邀請(qǐng)者備忘，故此它多采用書面的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來(lái)表現(xiàn)的。相對(duì)而言，它要顯得隨便一些。 正式的邀約，有請(qǐng)柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報(bào)邀約、便條邀約等等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。非正式的邀約，也有當(dāng)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。前者可統(tǒng)稱為書面邀約，后者則可稱為口頭邀約。 根據(jù)商務(wù)禮儀的規(guī)定，在比較正規(guī)的商務(wù)往來(lái)之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。
因此，有必要對(duì)它作出較為詳盡的介紹。 在正式邀約的諸形式之中，檔次最高，也最為商界人士所常用的當(dāng)屬請(qǐng)柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動(dòng)與儀式，如宴會(huì)、舞會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、發(fā)布會(huì)、單位的開業(yè)儀式等等，只有采用請(qǐng)柬邀請(qǐng)佳賓，才會(huì)被人視之為與其檔次相稱。 請(qǐng)柬又稱請(qǐng)?zhí)话阌烧呐c封套兩部分組成。不管是上待購(gòu)買印刷好的成品，還是自行制作，在格式上行文上，都應(yīng)當(dāng)遵守成規(guī)。 請(qǐng)柬正文的用紙，大都比較考究。它多用厚紙對(duì)折而成。以橫式請(qǐng)柬為例，對(duì)折后的左面外側(cè)多為封面，右面內(nèi)側(cè)則為正文的行文之處。封面通常講究采用紅色，并標(biāo)有“請(qǐng)柬”二字。請(qǐng)柬內(nèi)側(cè)，可以同為紅色，可采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色，通常不可采用。在請(qǐng)柬上親筆書寫正文時(shí)，應(yīng)采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍(lán)色的墨水或墨水汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。 目前，在商務(wù)交往中所采用的請(qǐng)柬，基本上都是橫式請(qǐng)柬。它的行文，是自左向右，自上而下地橫寫的。除此之外，還有一種豎式請(qǐng)柬。它的行文，則是自上而下的，自右而左地豎寫的。作為中國(guó)傳統(tǒng)文化的一種形式，豎式請(qǐng)柬多用于民間的傳統(tǒng)性交際應(yīng)酬。因此在這里將它略去不提。 在請(qǐng)柬的行文中，通常必須包括活動(dòng)形式、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)要求、聯(lián)絡(luò)方式以及邀請(qǐng)人等項(xiàng)內(nèi)容。
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