通話是現代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。盡管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時進行溝通。
在公務活動中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答復事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是
移動電話, 都要遵守一定的禮儀規范。
學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規范, 就會影響公務活動的開展, 甚至損害機關單位的形象。
怎樣打電話?
誰不會打電話?也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。
時間選擇。公務通話一般要在辦公時間內進行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯系。
表述得體。通話表述要符合禮儀規范, 不能高調門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產生匆忙應付的感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調, 也容易引起人的反感。
舉止得當。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的`情況就表現得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通后, 要等鈴聲響過六遍后, 確信對方無人接聽, 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環境。打電話要注意周圍環境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環境, 待安靜下來再撥通電話。
怎樣接電話?
接電話要注意以下禮儀:
及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。
文明應答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 并自報家門:
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯系方法。一般不宜用 你是誰、 你找誰、有什么事之類的話發問。與對方通話, 要盡量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別, 說聲再見。
做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話后放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重復一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以核實, 避免記錯。
一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉, 說聲 沒關系 后掛機。對一些難纏的電話, 要學會說不, 設法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在干什么嗎之類的謎語 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應對。
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