目前，在商務交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡的方式。現(xiàn)在，在國內(nèi)的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡時，必須注意下述三個方面的禮儀問題。
第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任保單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設備。安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。
本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。
對于主要交往對象的`傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。
發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費用。
單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰选Ｐ枰k理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
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