學校檔案立卷歸檔制度

2024-09-08 制度

　　為了進一步加強對檔案的管理，不少學校都會制定檔案立卷歸檔制度，那么，下面是小編給大家整理收集的關于學校檔案立卷歸檔制度，供大家閱讀參考。

　　學校檔案立卷歸檔制度

　　為了進一步加強對檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，根據上級有關法律法規，結合我校檔案工作的實際，制定本制度。

　　一、立卷歸檔職責

　　1、學校綜合檔案室負責指導學校各部門的立卷、歸檔工作。

　　2、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責范圍。確定一名負責人分管此項工作，指定一至二名專(兼)檔案人員，負責本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準確、系統的歸檔保存材料。

　　3、各單位、各部門對檔案工作應做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　4、凡對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收、評審時，有關單位必須通知并會同檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查、驗收、簽署意見。

　　5、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規定向學校檔案室移交;凡個人在從事教學、科研、黨政管理等活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規定向校綜合檔案室移交，集中管理。

　　6、由幾個單位合作完成的項目，由主辦單位負責立卷歸檔，其他單位協辦。

　　7、臨時機構產生的檔案資料，應于該機構撤銷前，由兼職檔案員整理立卷，按規定移交檔案室。

　　二、立卷歸檔范圍

　　學校在不同歷史時期的教學、科研、黨政管理及其他各項社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬歸案范圍，文件材料的歸檔范圍分為十大類：

　　1、黨群類：主要包括黨群部門在工作中形成的文件材料。

　　2、行政類：主要包括行政職能部門(教學管理、科研、基建、設備、外事、財務等部門除外)在工作中形成的文件材料。

　　3、教學類：主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

　　4、科學研究類：主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料

　　5、產品生產與科技開發類：主要包括學校自行研制的產品、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

　　6、基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

　　7、儀器設備類：主要包括儀器設備工作各個環節中形成的文件材料。

　　8、外事、出版類：外事主要包括外事工作管理和外事活動過程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

　　9、財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

　　10、人事檔案：主要指通過人事部門(含組織、干部、勞資等其他管理部門)收集的個人經歷、學習經歷、干部任免、黨團材料、工作調動、工資調整、鑒定考核、先進模范審批表等材料。歸檔的文件材料包括紙質，照(膠)片、光盤、錄像帶、錄音帶、幻燈片、實物等各種載體形式。

　　三、立卷歸檔時間

　　1、黨群、行政類文件材料在次年3月底前歸檔。

　　2、教學活動類文件按學年(綜合管理部分按年度)歸檔，每年9月份前將教學計劃、學生成績總表、學生登記表、學生異動情況表、招生、畢業情況表等文件材料歸檔。招生工作文件材料可根據情況延續到次年的3月底前歸檔。

　　3、科研、基建項目和專題性、成套性檔案在項目完成或通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

　　4、儀器設備檔案在設備安裝后一個月內歸檔。5、外事檔案在每次活動結束后，把有關文件、資料、音像載體材料等匯總，整理后于次年六月底前歸檔。6、出版物檔案在次年三月底前歸檔。7、財會檔案由原單位保管兩年后歸檔。 8、人事類檔案根據工作需要可隨時歸檔案。四、立卷歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料一律用鋼筆書寫或是打印的文字。嚴禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙草擬和簽發。用紙要規范，破損要裱糊，對于不合乎要求的檔案，檔案室有權不予接收。

　　2、實行文件材料部門、課題組立卷制度。各單位由立卷人按文件材料的形成規律，加以系統整理組卷、編排頁號、填寫卷內目錄、擬寫案卷標題等，交本部門專(兼)職檔案人員檢查、裝訂后，向學校綜合檔案室移交歸檔。每一案卷厚度不得超過1cm。

　　3、歸檔材料中有電子稿的檔案材料，須將電子稿文件存貯到光盤上后與紙質材料一并歸到檔案室。

　　4、各單位、部門的檔案由本單位、部門兼職檔案員整理立卷，按規定移交綜合檔案室集中統一管理，并辦理交接手續。按檔案移交規定填寫移交清單。

　　5、檔案室接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題，卷內文件頁數，案卷數量，移交時間，交接雙方要簽名或蓋章。

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