商務(wù)信函的格式和標準版

2024-10-04 信函

　　商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。那么下面是小編特地為大家整理收集的關(guān)于商務(wù)信函的格式和范文(標準版)，歡迎大家閱讀與參考。

　　商務(wù)信函的格式和范文(標準版)

　　商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷;詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。

　　文種特性

　　〔一)語氣口語性

　　每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。

　　(二)內(nèi)容直接性

　　企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動的進程。

　　(三)態(tài)度真誠性

　　商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

　　(四)主旨單一性

　　商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。

　　(五)格式規(guī)范性

　　商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習(xí)慣。

　　(六)地位平等性

　　商務(wù)信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。

　　(七)要求時限性

　　商務(wù)信函是在商務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點的需要。

　　商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。

　　(一)信頭

　　信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。

　　1發(fā)信人名稱及地址

　　發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。

　　2.標題

　　作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標題有以下兩種形式：

　　(1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。

　　(2)先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機動車索賠”。

　　3函號

　　函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。

　　函號位置一般出現(xiàn)在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函〔xxxx〕x號”或(xxxx) “函第x號”的形式;二是采用直接編號的形式，如“第x號”。

　　4稱謂

　　稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

　　(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務(wù)部部長”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。

　　(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務(wù)部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。

　　5.收信人地址、單位

　　收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。

　　(二)正文

　　正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實有據(jù)，行文禮貌。

　　1問候語

　　問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。

　　2主體

　　主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi)容：

　　(l說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容;復(fù)函則要引敘對方來函要點，以示復(fù)函的針對性。

　　(2)說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分;商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。

　　如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。

　　3結(jié)尾語

　　正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當?shù)皿w。

　　(三)信尾

　　信尾部分包括四部分內(nèi)容。

　　1祝頌語

　　所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

　　(1)請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝”等。

　　(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

　　2簽署

　　簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負責(zé)。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。

　　3日期

　　日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因為涉及商務(wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：

　　(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。

　　(2)阿拉伯數(shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字寫明發(fā)信日期，如2008 年8月18日。

　　(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字標記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，如2008年08月18日。

　　無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。

　　4附件

　　附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認書、單據(jù)等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

　　xx市興達貿(mào)易有限公司：

　　貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年x月x日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進行調(diào)查。

　　經(jīng)有關(guān)邵門查實：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。

　　對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。

　　希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來關(guān)系。

　　候復(fù)

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年x月x日

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