商務信函中英文

2024-08-18 信函

　　商務信函的要求

　　一完整

　　在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務必使書信的基本內容“按部就班” 、完整無缺。

　　例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應準確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。

　　在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達，或是因故被退還時不至于丟失。

　　二清楚

　　書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：

　　(1)字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。

　　(2)要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。

　　(3)要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍等色彩的墨水也最好別用。

　　(4)在書信里敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務信函要特別注意的一點。

　　三簡潔

　　寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應當“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無休無止。

　　當然應當避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。

　　四正確

　　在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。

　　在信中，杜絕出現錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。

　　在書寫收信人姓名、地址、職務及尊稱時，不允許出現任何差錯。

　　書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人” 、“愛妻” 、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現的。

　　五禮貌

　　寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。

　　例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文后段，還應使用規范的祝福語，等等。

　　商務信函的格式

　　商務信函主要是為開展業務而用的，其格式與一般書信有所區別，主要有：

　　一稱謂

　　商務信函的稱謂應鄭重，私人信函中過分親昵的稱呼在這里是不適用的。

　　對于相對熟識的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對于一般熟識的則可以稱其職務。這里的“熟識”可以是僅指通信聯系而從未謀面的情形。西

　　方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的” ，我國習慣上加“尊敬的”一類詞。

　　商務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”(或“小姐”) ，且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務相稱，如“經理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關人士臺鑒” ，“有關人士”就可能覺得與己無關而擱置一邊。當然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯系的人的姓名，要更好一些。

　　二結尾

　　結尾的落款要求和開頭相對應，開頭是哪種關系程度的稱呼，落款也應是相應的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ;稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業、大單位的商務信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。

　　三信箋和信封

　　一般的企、事業單位都有自己的專用信箋和信封。對于高規格的業務活動來說，對此兩項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽標以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上盡可能優良，印刷上盡可能優美，借以表明單位的實力和形象。

　　中文商務信函范文

　　xx市興達貿易有限公司：

　　貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

　　經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。

　　候復

　　xx市光明家具有限公司

　　英文商務信函范文

　　20 May 2003(Date Line 日期)

　　Kee & Co .， Ltd

　　34 Regent Street

　　London ， UK(Inside Address 收信人地址)

　　Dear Sirs ：(Salutation 稱呼)

　　We have obtained your name and address from Dee & Co . Ltd ， and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us .

　　We have been importers of shoes for many years . At present ，we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations .

　　If your prices are competitive we would expect to place volume order on you .We look forward to your early reply .( Body 信文)

　　Yours faithfully(Complimentary Close 客套結束語)

　　Tony Smith(Signature Block 簽名欄)

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