文秘如何寫會議紀要

2024-11-10 會議紀要

　　許多文秘人員都有做會議記錄的經(jīng)歷，有時候手忙腳亂顧此失彼，記不全，漏記了重要內容，反而誤事，今天我們就系統(tǒng)地說說做好會議記錄那些事兒。

　　一、會議記錄的內容包括兩個部分

　　第一部分，會議的基本情況。

　　主要有：會議的名稱、開會的時間、地點、出席人、列席人、主持人、記錄人。這些內容可以在宣布開會前寫好。至于出席人的姓名，會議人數(shù)不多，可一一寫上。會議人數(shù)多，可以只寫他們的職務作為提示;也可只寫總人數(shù)。如是工作例會，可只寫缺席人的名字和缺席原因。

　　第二部分，會議的內容。

　　主要有：主持人的發(fā)言、會議的報告或傳達、與會者討論發(fā)言、會議的決議等。

　　二、記錄的方式有摘要和詳細兩種

　　(一)摘要記錄。

　　一般會議只要求有重點地、扼要地記錄與會者的講話和發(fā)言，以及決議，不必“有聞必錄”。所謂重點、要點，是指發(fā)言人的基本觀點和主要事實、結論。對一般性的例行會議，只要概括地記錄討論內容和決議的要點，不必記錄詳細過程。

　　(二)詳細記錄。

　　對特別重要的會議或者特別重要的發(fā)言，要作詳細記錄。詳細記錄要求盡可能記下每個人發(fā)言的原話，不管重要與否，最好還能記下發(fā)言時的語氣、動作表情及與會者的反應。如果發(fā)言者是照稿子念的，可以把稿子收作附件，并記下稿子之外的插話、補充解釋的部分。

　　三、會議記錄的重點

　　(1) 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;

　　(2) 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;

　　(3) 權威人士或代表人物的言論;

　　(4) 會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;

　　(5) 會議已議決的或議而未決的事項;

　　四、會議記錄的技巧

　　一快，即書寫運筆要快，記得快。

　　要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

　　二要，即擇要而記。

　　就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

　　三省，即在記錄中正確使用省略法。

　　如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

　　四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。

　　一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應按規(guī)范要求辦理。

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