公函的寫法

2024-08-19 公函

公函的寫法1

　　一、函的涵義和用途

　　函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來(lái)說(shuō)，函的用途主要包括四個(gè)方面:

　　1、平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來(lái)。

　　2、向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。

　　3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無(wú)上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

　　4、機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來(lái)信等。

　　二、函的特點(diǎn)

　　1、使用廣泛性。函的使用不受級(jí)別高低，單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國(guó)務(wù)院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會(huì)團(tuán)體都廣泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數(shù)函作平行文。

　　3、用語(yǔ)謙敬性。不論什么類型的函，用語(yǔ)皆得注重謙恭有禮，尊重對(duì)方，力求得到對(duì)方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的.公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

　　三、函的類型

　　1、商洽函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào)，聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

　　2、詢答函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)具體問(wèn)題的函。詢答函實(shí)際上又可分出"詢問(wèn)函"和"答復(fù)函"。有些不明確的問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問(wèn)，用詢問(wèn)函。對(duì)機(jī)關(guān)和部門所詢問(wèn)的問(wèn)題做出解釋答復(fù)，用答復(fù)函。詢答函涉及的多數(shù)是問(wèn)題而不是具體的工作。

　　3、批請(qǐng)函。即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。批請(qǐng)函實(shí)際上又可以分為"請(qǐng)批函"和"審批函"。請(qǐng)批函用于向不相隸屬的主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng)，而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)單位的請(qǐng)批事項(xiàng)。

　　4、告知函。即告知不相隸屬機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)的函。

　　以上是按內(nèi)容和用途對(duì)函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復(fù)函。

　　四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

　　(一)標(biāo)題

　　函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)，事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

　　(二)正文

　　1、開(kāi)頭。寫行文的緣由，背景和依據(jù)。

　　一般來(lái)說(shuō)，去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)，本單位的實(shí)際需要，疑惑和困難。

　　復(fù)函的開(kāi)頭引用對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而，有的復(fù)函以"現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下"一類文種承啟語(yǔ)引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見(jiàn)。

　　2、主體。寫需要商洽，詢問(wèn)，答復(fù)，聯(lián)系，請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。

　　函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書(shū)寫。

　　3、結(jié)語(yǔ)。不同類型的函結(jié)語(yǔ)有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù)，則結(jié)語(yǔ)常用"特此函告"，"特此函達(dá)"。若是要求對(duì)方復(fù)函的，則用"盼復(fù)"，"望函復(fù)"，"請(qǐng)即復(fù)函"等語(yǔ)。請(qǐng)批函多以"請(qǐng)批準(zhǔn)"，"請(qǐng)大力協(xié)助為盼"，"望能同意"，"望準(zhǔn)予××是荷"等習(xí)慣用語(yǔ)收束。復(fù)函的結(jié)語(yǔ)常用"特此復(fù)函"，"特此回復(fù)"，"此復(fù)"等慣用語(yǔ)。也有的函不寫結(jié)語(yǔ)。五，注意問(wèn)題

　　1、注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示，而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng)，用審批函。

　　2、開(kāi)門見(jiàn)山，直奔主題。無(wú)論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話，套話和發(fā)空泛的議論。

　　3、一文一函，簡(jiǎn)潔明了。

　　4、語(yǔ)言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠(chéng)懇的語(yǔ)言，對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重，謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語(yǔ)言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語(yǔ)言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

　　關(guān)于商洽委托代培涉外秘書(shū)人員的函

××大學(xué)文學(xué)院:

　　本集團(tuán)公司新近上崗的秘書(shū)人員缺乏專門的涉外秘書(shū)知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據(jù)報(bào)載，貴院將于今年x月開(kāi)辦涉外秘書(shū)培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書(shū)業(yè)務(wù)，公關(guān)禮儀，實(shí)用文書(shū)寫作等課程。這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目為我集團(tuán)公司新上崗的涉外秘書(shū)人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修機(jī)會(huì)。為能盡快提高本集團(tuán)公司涉外秘書(shū)人員的從業(yè)素質(zhì)，我們擬選派8名在崗秘書(shū)人員隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)，委托貴院代培。有關(guān)代培費(fèi)用及其他相關(guān)經(jīng)費(fèi)，將按時(shí)如數(shù)撥付。如蒙慨允，懇請(qǐng)函復(fù)為盼。

　　××集團(tuán)公司(印章)

　　二00x年x月x日