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公函的寫法

2024-08-19 公函

公函的寫法1

  一、函的涵義和用途

  函,適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 函的使用范圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的"輕武器"。具體來(lái)說(shuō),函的用途主要包括四個(gè)方面:

  1、平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系,往來(lái)。

  2、向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。

  3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無(wú)上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

  4、機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系,如復(fù)群眾來(lái)信等。

  二、函的特點(diǎn)

  1、使用廣泛性。函的使用不受級(jí)別高低,單位大小的限制,收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國(guó)務(wù)院,下至基層組織,企事業(yè)單位,社會(huì)團(tuán)體都廣泛地使用函。

  2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數(shù)函作平行文。

  3、用語(yǔ)謙敬性。不論什么類型的函,用語(yǔ)皆得注重謙恭有禮,尊重對(duì)方,力求得到對(duì)方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的.公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

  三、函的類型

  1、商洽函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào),聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

  2、詢答函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)具體問(wèn)題的函。詢答函實(shí)際上又可分出"詢問(wèn)函"和"答復(fù)函"。有些不明確的問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問(wèn),用詢問(wèn)函。對(duì)機(jī)關(guān)和部門所詢問(wèn)的問(wèn)題做出解釋答復(fù),用答復(fù)函。詢答函涉及的多數(shù)是問(wèn)題而不是具體的工作。

  3、批請(qǐng)函。即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。批請(qǐng)函實(shí)際上又可以分為"請(qǐng)批函"和"審批函"。請(qǐng)批函用于向不相隸屬的主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng),而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)單位的請(qǐng)批事項(xiàng)。

  4、告知函。即告知不相隸屬機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)的函。

  以上是按內(nèi)容和用途對(duì)函所作的分類。若按照文面格式分類,函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類,函又可以分為去函和復(fù)函。

  四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

  (一)標(biāo)題

  函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān),事由和文種構(gòu)成,有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

  (二)正文

  1、開(kāi)頭。寫行文的緣由,背景和依據(jù)。

  一般來(lái)說(shuō),去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神,或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū),本單位的實(shí)際需要,疑惑和困難。

  復(fù)函的開(kāi)頭引用對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào),有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題,這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而,有的復(fù)函以"現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下"一類文種承啟語(yǔ)引出主體事項(xiàng),即答復(fù)意見(jiàn)。

  2、主體。寫需要商洽,詢問(wèn),答復(fù),聯(lián)系,請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。

  函,或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜,則分條列項(xiàng)書(shū)寫。

  3、結(jié)語(yǔ)。不同類型的函結(jié)語(yǔ)有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù),則結(jié)語(yǔ)常用"特此函告","特此函達(dá)"。若是要求對(duì)方復(fù)函的,則用"盼復(fù)","望函復(fù)","請(qǐng)即復(fù)函"等語(yǔ)。請(qǐng)批函多以"請(qǐng)批準(zhǔn)","請(qǐng)大力協(xié)助為盼","望能同意","望準(zhǔn)予××是荷"等習(xí)慣用語(yǔ)收束。復(fù)函的結(jié)語(yǔ)常用"特此復(fù)函","特此回復(fù)","此復(fù)"等慣用語(yǔ)。也有的函不寫結(jié)語(yǔ)。 五,注意問(wèn)題

  1、注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別,向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示,而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng),則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng),用審批函。

  2、開(kāi)門見(jiàn)山,直奔主題。無(wú)論去函還是復(fù)函,都不要轉(zhuǎn)彎抹角,切忌空話,套話和發(fā)空泛的議論。

  3、一文一函,簡(jiǎn)潔明了。

  4、語(yǔ)言要規(guī)范得體,并體現(xiàn)函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和,禮貌,誠(chéng)懇的語(yǔ)言,對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重,謙敬,對(duì)級(jí)別低的單位要平和,對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬,命令性的語(yǔ)言。復(fù)函,則態(tài)度要明朗,語(yǔ)言要準(zhǔn)確,避免含糊籠統(tǒng),猶豫不定。

  關(guān)于商洽委托代培涉外秘書(shū)人員的函

××大學(xué)文學(xué)院:

  本集團(tuán)公司新近上崗的秘書(shū)人員缺乏專門的涉外秘書(shū)知識(shí),業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據(jù)報(bào)載,貴院將于今年x月開(kāi)辦涉外秘書(shū)培訓(xùn)班,系統(tǒng)講授涉外秘書(shū)業(yè)務(wù),公關(guān)禮儀,實(shí)用文書(shū)寫作等課程。這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目為我集團(tuán)公司新上崗的涉外秘書(shū)人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修機(jī)會(huì)。為能盡快提高本集團(tuán)公司涉外秘書(shū)人員的從業(yè)素質(zhì),我們擬選派8名在崗秘書(shū)人員隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí),委托貴院代培。有關(guān)代培費(fèi)用及其他相關(guān)經(jīng)費(fèi),將按時(shí)如數(shù)撥付。 如蒙慨允,懇請(qǐng)函復(fù)為盼。

  ××集團(tuán)公司(印章)

  二00x年x月x日

公函的寫法2

  一、函的概念

  函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛,涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。

  二、函的種類

  函可分為公函與便函兩種。

  三、公函的寫作格式

  公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。

  標(biāo)題 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**(事由)的函》;復(fù)函為《關(guān)于**(答復(fù)事項(xiàng))的復(fù)函》。

  正文 一般包括三層:簡(jiǎn)要介紹背景情況;商洽、詢問(wèn)、答復(fù)的'事項(xiàng)和問(wèn)題;希望和要求,如:“務(wù)希研究承復(fù)”,敬請(qǐng)大力支持為盼”等。

  四、公函的寫作要求

  (一)要一函一事,切忌一函數(shù)事。

  (二)要體現(xiàn)平等坦誠(chéng)精神,文字懇切得體、簡(jiǎn)潔樸實(shí),用語(yǔ)謙和有禮切不可盛氣凌人。

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