信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點：
信頭：一般來講，商業信函均使用印有letterhead的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。
信內地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：
公司名稱或收信人姓名、職務
房屋或大樓名稱
大樓號碼及所在街道或路的名稱
省市名稱及郵編
國家名稱稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dearmr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如：dearprof.smith,deardr.henson等。稱呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。
正文
結束敬語：如稱呼用dearsir/dearsirs/dearmadam,結束敬語就應用yoursfaithfully。如稱呼用dearmr.john/dearmr.smith,結束敬語就應用yourssincerely。
署名
英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰(clearness)、簡明(conciseness)、完整(completeness)和禮貌(courtesy)。信函的語調也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。
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