一、函的涵義與用途
函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問與答復問題，請求批準與答復審批事項。 函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的輕武器。具體來說，函的用途主要包括四個方面：
1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系，往來。
2、向無隸屬關系的業務主管部門請求批準有關事項。
3、業務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項。
4、機關單位對個人的事務聯系，如復群眾來信等。
二、函的特點
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯系。上至國務院，下至基層組織，企事業單位，社會團體都廣泛地使用函。
2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。
3、用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解與支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學性的文種。
三、函的類型
1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯系有關事宜的函。如人員商調，聯系參觀學習等。
2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問與答復有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出詢問函與答復函。有些不明確的問題向有關機關與部門詢問，用詢問函。對機關與部門所詢問的問題做出解釋答復，用答復函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。
3、批請函。即用于不相隸屬機關之間請求批準與答復審批事項的函。批請函實際上又可以分為請批函與審批函。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用于主管部門答復不相隸屬機關單位的請批事項。
4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。
以上是按內容與用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函與便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函與復函。
四、函的結構與寫法
（一）標題
函的標題一般由發文機關，事由與文種構成，有時也可以只由事由與文種構成。
（二）正文
1、開頭。寫行文的緣由，背景與依據。
一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區，本單位的實際需要，疑惑與困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以現將有關問題復函如下一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。
2、主體。寫需要商洽，詢問，答復，聯系，請求批準或答復審批及告知的事項。函，或去函與復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。
3、結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用特此函告，特此函達。若是要求對方復函的，則用盼復，望函復，請即復函等語。請批函多以請批準，請大力協助為盼，望能同意，望準予××是荷等習慣用語收束。復函的結語常用特此復函，特此回復，此復等慣用語。也有的函不寫結語。 五，注意問題
1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示，批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。
2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話與發空泛的議論。
3、一文一函，簡潔明了。
4、語言要規范得體，并體現函的用語特色。發函要使用平與，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平與，對平行單位與不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。
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