一、 整體情況
1、晚會主題名稱：貴陽醫學院計算機協會20xx年迎新晚會
2、晚會目標：歡迎新會員,展現同學們的才藝,選舉新的干部成員,擴大計算機協會的影響力
3、時間：2016年9月28日19：00-21：00
4、地點：貴陽醫學院70教
5、主辦單位：貴陽醫學院計算機協會
6、晚會籌備工作管理方式：階段式管理和項目式管理相結合
二、工作人員和項目組
1、工作人員
顧問老師：黃老師
統籌組：會長，副會長
2、項目組：
(1)第一項目組：流程組
組員：會長，組織部，秘書部，技術部，電子競技部，生活部
任務：
a、負責節目的'編排及晚會全流程的銜接
b、準備好晚會所需的一切服裝道具物品;
(2)第二項目組：宣傳組
組員：宣傳部，技術部
任務：a、利用海報(包括手繪和噴繪海報)、橫幅、傳單等方式開展宣傳
b、現場攝影及DV攝像
(3)第三項目組：禮儀組
組員：會長，秘書部，生活部，技術部
任務：
a、確定晚會邀請的嘉賓并且及時送出請柬;
b、劃分座位區域，保持會場禮儀;
c、物品購買及工作證制作：包括晚會小禮品及請柬等;
d、晚會當日準備好會場服務物品，如水杯、茶葉等，并接待好領導及老師
(4)第四項目組：突發組
組員：組織部，生活部，電子競技部
任務：處理突發狀況
三、各階段任務及工作分配
1、晚會前三個階段：
(1)晚會策劃及準備期(9月24日到9月27日)：
本階段主要完成宣傳、嘉賓邀請、物品的購買，會員證制作;
①宣傳：由宣傳組負責。海報設計及張貼、橫幅;
②嘉賓邀請：由禮儀部負責。邀請團委老師，指導老師，社團聯合會，
③物品購買：由禮儀組負責。購買會場所需物品，征求各部意見。
(2)晚會協調期(9月28日白天)：
本階段主要完成場地布置，晚會全過程確定。
①場地布置：禮儀部負責。
(3)晚會期
本階段主要完成晚會全過程
a、安排成員進入會場并入座，
b、給會員介紹來賓，指揮鼓掌歡迎嘉賓發言。(此時嘉賓未到場)
c、迎接嘉賓入場，入座。
d、會長說話
e、嘉賓說話
f、歡送嘉賓離席。
g、宣傳協會學期計劃
h、干部選舉
3、晚會后期工作：
(1)書面總結
(2)照片制作及宣傳
四、停電應急方案：
(1)若晚會前停電，晚會最多推遲1小時即20：00舉行，此間觀眾自由處理自己的時間;如果20：00仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。
(2)在晚會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會改天重新舉行;在晚會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會閉幕。
(3)其它緊急情況發生時，由突發組負責處理。
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