英文電子郵件的寫作基礎

2023-02-14 寫作基礎

　　英文書信是一種最常用的應用文體，對于普通的私人信件通常由五部分組成：

　　1.信頭：指發信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發信人地址。地址的寫法與漢語不同，要先寫小地方，后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may 17 XX。在年份之前有一個逗號。

　　2.稱呼：指對收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人，一般用dear…或my dear…作稱呼。如：dear li lei，dear miss thomas或my dear dad.

　　3.信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個詞都縮進3或5個字母寫。

　　4.結束語：指正文下面的結尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個字母大寫，末尾用一逗號。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如對方是親密的朋友，可用sincerely yoursyours等。

　　5.簽名：指發信人簽名。寫在結束語的下面，稍偏右。

　　另外，英文信封寫法與漢語的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。

　　英文書信的格式

　　1、信頭(heading)

　　指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。

　　2、日期的寫法：

　　如：1997年7月30日，英文為：july 30，1997(最為普遍); july 30th，1997;

　　30th july，1997等。1997不可寫成97。

　　3、信內地址(inside address)：

　　在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

　　4、稱呼(salutation)：

　　是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。

　　(1)寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用dear或my dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。

　　(2)寫給公務上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：dear純屬公務上往來的客氣形式。gentlemen總是以復數形式出現，前不加dear，是dear sir的復數形式。

　　(3)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof. tim scales, dear dr.john smith。

　　5、正文(body of the letter)：

　　位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不