關于應用文的概念， 1979 年上海辭書出版社出版的《辭海》的解釋是：應用文是人們在日常生活、工作和學習中所應用的簡易通俗文字，包括書信、公文、契約、啟事、條據等。定義很簡單，但沒能概括出應用文的本質特征，僅僅指出應用文的“簡易通俗”，這才只是應用文的一些方面，而不是全部特征。
根據國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》中對公文的定義，推廣開來，應用文的定義應為：應用文是機關團體、企事業單位以及人民群眾在日常工作、生產和生活中辦理公務以及個人事務時，交流情況、溝通信息，具有直接實用價值和慣用格式的一種書面交際工具。這個定義規定了應用文的本質特征，使它明顯區別于其他文體，又涵蓋了應用文的基本特性。
應用文的起源至遲可以追溯到殷商社會晚期，也就是距今 3000 多年前，可以說我國有初步定型文字的最初年代也就伴隨著有了應用文的使用。殷墟出土的甲骨卜辭，商周時期的鐘鼎文，《周易》中的卦、爻辭等，都是應用文的原始形態。所以，如果說，神話是中國文學的“祖先”，那么甲骨文則是應用文的“祖先”了。
應用文寫作基礎知識----應用文的表達
1. 敘述
敘述，指的是把人物的活動、經歷和事件發展變化過程交代出來一種表達方式。在應用文寫作中是最基本、最常用的表達方式。
應用文寫作中敘述的人稱，有第一人稱(“我”、“我們”)和第三人稱(“他”、“他們”)。使用第一人稱“我”、“我們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書信、請示、報告、總結等文體的寫作，多用第一人稱。有時，為簡要起見，常使用無主句。有的應用文體，如新聞報道、簡介、調查報告、會議紀要，為表明作者立場客觀、公正，傳播的信息真實、可信，常采用第三人稱寫作。
應用文中的敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。應用文中記敘事件的發展過程，介紹單位的基本情況，一般都是按順敘，即時間先后為序來敘述。其原因在于，應用文重在實用，不求委婉、曲折，故多采用直接的筆法敘事、說理。倒敘、插敘、分敘等用得較少，只在通訊、消息、調查報告的寫作中才用得上。
應用文中的敘述要力求真實、準確，不帶主觀感情色彩;線索清晰，表述完整;以概述為主，盡可能用概括的語言說出其前因后果、來龍去脈，使讀者了解其梗概。
2. 說明
說明，就是用簡明扼要的文字對事物、事理及人物進行解說的表達方式。目的是使讀者對事物的形態、構造、成因、性質、種類、功能，對事理的概念、特點、來源、演變、關系等有一個鮮明的了解和認識。
說明在應用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體，主要是用說明的方法來寫的。其他文體如經濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也常常借助說明的方法解釋事理，剖析事理。
說明的方法多種多樣，在使用過程中應注意：定義說明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語簡明準確，具有科學性，不能用否定形式，避免“同義反復”;解釋說明要求抓住要領，言簡意明;分類說明注意根據寫作意圖選擇恰當的分類角度，再次分類只能依據一個標準，各類的總和要等于被分類的事物;比較說明運用時要求用來作比的事物與被比物要相似，有明確的相比點，盡量用人們熟悉的事物作比;舉例說明要求事例典型能給人以深刻的印象，舉例應扼要，只需概述介紹，不必具體鋪敘;引用說明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認真核實，使之準確可靠;比喻說明應力求準確貼切;數字說明要求數字準確無誤，每個數據都要有來源;圖表說明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設計要合理，使人一目了然。
3. 議論
議論，即議事論理，是運用事實材料和理論材料進行邏輯推理闡明觀點的一種表達方式。它主要特點是證明性，即通過擺事實、講道理，或證明自己觀點的正確，或駁斥對方觀點的錯誤。
在應用文寫作中，議論經常使用。調查報告、總結、通報等文體，經常在敘述事實、說明情況的基礎上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、會議紀要等公文，也常用議論來闡明黨和國家的方針、政策，讓下級機關和群眾理解和執行。
應用文寫作中的議論，與一般議論文中的議論有明顯的區別。一般議論文中，議論是最主要的表現方法，貫穿全文始終，論點、論據、論證三要素齊備。而在應用文寫作中，最主要的表達方式是敘述和說明，議論居于從屬的地位，一般只是在敘述、說明的基礎上進行。另外，應用文的議論，一般也不需要作長篇大論，不需作復雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論點、論據、論證這樣一個完整的議論過程，而只是在需要分析論證的地方，采取夾敘夾議的方法，或采取三言兩語的方式，點到即止，不作深入論證。
運用議論要注意，一要莊重，對任何事物的評價要實事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當的闡明觀點，不拐彎抹角，不回避矛盾。
