一、函的分類方法
從函所起的作用來看，可分為以下幾種：
1.告知函。即把某一事項、活動函告對方，或請對方參加(如會議、集體活動)。這種函的作用和內(nèi)容類似通知，只是由于雙方不是上下級和業(yè)務指導關(guān)系，使用“通知”行文不妥，故應該用“函”。
2.商洽函。主要用于請求協(xié)助、支持、商洽解決辦理某一問題。比如干部商調(diào)函，聯(lián)系參觀學習函、要求賠償函等。
3.詢問函。主要用于詢問某一事項、征求意見、催交貨物等。
4.答復函。主要答復不相隸屬機關(guān)詢問相關(guān)方針、政策等問題而不能用批復時使用。
5.請求批準函。主要是指向有關(guān)機關(guān)、部門請求批準時使用。如果是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求批準，只能用請示，而不能用函。
二、函的結(jié)構(gòu)
函由標題、主送機關(guān)、正文、具名和日期組成。
標題。有三種寫法：
一是完整式標題，由發(fā)函機關(guān)、事由和文種組成，如《××部關(guān)于選擇出國人員的函》;
二是由發(fā)函機關(guān)、事由、受理機關(guān)和文種組成，如《國務院辦公廳關(guān)于懸掛國旗等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》;
三是由事由和文種組成，如《關(guān)于訂購<基礎(chǔ)寫作學>的函》。
2.發(fā)文字號省略
3.主送機關(guān)：即收函單位名稱，要寫全稱。
4.正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。根據(jù)去函、復函的不同，其寫法也有區(qū)別：其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。
(1)開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的'緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。
(2)主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論
是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復
事項的針對性和明確性。
(3)結(jié)尾--希望請求。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
(4)結(jié)語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
5.落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。
三、函的寫作要求
1.針對性。函有鮮明的針對性，主要表現(xiàn)在：一是緊緊圍繞函中所提出的問題和公務事項來寫。二是往來機關(guān)應當與函中所提出的問題和公務事項相稱。也就是，函中所提出的問題和公務事項應該是函往來機關(guān)有可能解決的。三是除特殊情況外，應堅持一函一事。
2.分寸感。函的用語，力求平和禮貌，特別忌諱命令語氣，但是也不能為了謀求問題解決，極盡恭維逢迎之能事。
3.開門見山。無論是來函還是復函，在寫作中都應該開門見山，盡快接觸主題，力戒漫無邊際，故意繞彎子，忌諱那些不必要的客套，盡量少講空泛抽象的大道理。
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