1.宣布會議開始。會議時間到后，若全體與會人員都已到位（至少重要的與會人員已到位），你就可以宣布會議開始了。在開始階段，你可以先簡要介紹下自己及本次會議的目標(biāo)。接著，告知與會者每個議題的探討時間，及會議的結(jié)束時間，當(dāng)然，在時間操作過程中你可以適當(dāng)縮短或延長，但這樣做可以更有效地讓會議按照計(jì)劃進(jìn)行。如果與會人員相互之間不認(rèn)識，你可以利用幾分鐘時間點(diǎn)個到，并介紹重要的與會者。
2.總結(jié)以往會議的重要內(nèi)容。會議的開頭是一個較為冗長的過程，但要集中與會人員的注意力，你可以從總結(jié)以往會議的重要結(jié)論開始。因?yàn)椴灰欢ㄋ腥硕剂私鈺h內(nèi)容，通過介紹相關(guān)會議結(jié)論及其它信息，讓所有與會人員都了解他們來的目的，進(jìn)而促成一個有效的會議。
你也可以讓會議記錄員朗讀以往會議的紀(jì)要，而不一定要親力親為。這樣，反而會給人更加正式的感覺。
你還可以朗讀一些與以往會議相關(guān)的報(bào)道或新聞等。
不過，如果你已經(jīng)把以往會議的紀(jì)要連同議程一起發(fā)給了大家，那么不用朗讀也可以.
3.邀請重要的與會人員分享最新的進(jìn)展。讓相關(guān)的與會人員匯報(bào)自上次會議后的任何進(jìn)展，例如碰到的新問題、人員變化、工程進(jìn)展、決策調(diào)整等。還有自上次會議后采取的措施，有何效果，這些都是與會人員希望聽到的內(nèi)容。
4.繼續(xù)探討上次會議未完的事項(xiàng)。在開始新議題之前，先完成上次議題未完的事項(xiàng)。擱得越久的問題，與會人員越不愿意負(fù)責(zé)解決這些問題。因此，在會議上將懸而未決的問題交予指定人員負(fù)責(zé)。通常，未解決的事項(xiàng)在以往的紀(jì)要里都會用“未決定”或“有待進(jìn)一步探討”標(biāo)注。
根據(jù)不同的公司文化和規(guī)定，有些會有固定的決策程序。例如，有些要求過半數(shù)的與會人員同意才算通過，而有些則要求高層領(lǐng)導(dǎo)同意通過就可以了。
對于耗時長的工程，兩次會議的間隔期可能沒有多大的進(jìn)展，沒有必要花時間探討此類話題。要探討的應(yīng)該是，需要馬上采取行動的項(xiàng)目或工程。
5.接下來，探討新問題。這些新問題應(yīng)該是近期，或者說，上次會議之后，公司發(fā)展過程中出現(xiàn)的。探討出切實(shí)可行并且具體的'方案，要知道留下來越多“待解決”的難題，下次會議要討論的問題也就越多。
6.總結(jié)。探討過上次遺留的問題和最近出現(xiàn)的新問題之后，你需要為此次會議做個總結(jié)。總結(jié)要稍微具體些，包括所有達(dá)成的共識和決定，還有在下次開會之前，與會人員需要做的工作。
這一步非常關(guān)鍵，因?yàn)檫@將是你結(jié)束本次會議之前，最后一次向與會人員明確他們要做的工作。
7.簡要說明下次會議的討論內(nèi)容。如果你已有具體的計(jì)劃，可以說明下次會議的時間和地點(diǎn)。這樣，可以讓會議之間更有連貫性，并且讓與會人員清楚他們有多少時間可以完成指定的任務(wù)。
但這一步也不是必須的。不過，如果這次會議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項(xiàng)目的落實(shí)和進(jìn)展情況，說明下次會議的內(nèi)容和時間是個不錯的選擇。
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