董事會秘書工作指南

2024-03-08 好文

　　一、負責每天、每周、每月的常規匯總工作。

　　二、負責起草社聯的各項工作匯報。

　　三、負責社聯文件的印發(如：策劃書、總結書等)。

　　四、負責各項會議的記錄工作協調主席健全社聯各項規章制度。

　　五、負責各種例會的考勤。

　　六、負責辦公室的值班情況及處理相關的日常事務。

　　七、負責傳達各項通知，包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)

　　八、加強各部之間的聯系，搜集同學的意見，及時反饋，取長補短。

　　九、制定社聯的工作方針政策，協調和督促各部門履行職責。

　　十、定期的向老師、主席匯報有關工作等。

　　一、值班要求

　　值班時間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

　　值班地點：南山書院社聯辦公室(南山書院208教室)

　　值班人員：秘書處成員及各部成員

　　(一)值班規定

　　1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向秘書長申請調崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護社團聯合會的形象。

　　2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認真做好值班記錄

　　3、不得把與工作無關的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關資料，不得將同學的個人資料透露給其他人。

　　4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達給秘書長或主席，并做好詳細記載。

　　5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關記錄(借出物品名稱，日期，數量，借出人，歸還時間，若在當時沒有歸還的應催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報。

　　6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結束時保證辦公室內衛生和物品擺放整齊，注意關掉各種電器，鎖好門窗。

　　二、人員通知

　　(一)通訊錄更新

　　1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯系方式的變動，及時修改。

　　2、在右下角標注日期，方便日后整理。

　　(二)發放通知

　　1、時間要求：最晚提前一天通知。

　　2、內容格式：說明時間、地點、活動內容。若用短信通知，須加上"收到請回復，謝謝!"，并以"(南山社聯秘書處)"結尾，須收到被通知人的回復方可視為通知到位，對方的回復須在該活動結束后方可刪除。

　　(三)負責人

　　龔玭、陳佳其

　　三、會議記錄

　　(一)會議記錄

　　1、會議包括：周例會、社團聯席會、秘書處例會及其他會議。

　　2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。

　　3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。

　　4、記錄內容：包括發言人及其內容，列出層次，分清主次，詳略得當。結尾標注"會議結束"。

　　5、重要會議制作電子文檔。

　　附：會議記錄格式

　　年 — 年第二學期第一次周例會

　　會議時間：會議地點：會議主持人：參會人員：缺席人數：會議記錄人：

　　會議內容：

　　一、各部長匯報所分管部門上周工作情況二、主席總結上周社聯工作三、主席對本周工作進行安排

　　四、到會人員就社聯當下所存在問題進行討論并作出解決方案五、征集對社聯工作的建議會議結束

　　西安建筑科技安大學南山書院社聯秘書處

　　年/月/日

　　(二)記錄人員

　　鄒淑文、洪夢姝

　　(三)教室申請

　　1、在開會前一天申請教室。

　　2、及時協調保證會議正常進行。

　　西安建筑科技大學教室借用申請單(草堂校區)

　　注意事項：

　　1. 使用時必須保證教室內設施的安全及環境的衛生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學活動;

　　2. 應至少提前2天到教務工作辦公室辦理借用手續，尊重和服從教室管理服務人員的管理和服務。

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