“采購人一般都是電話告訴我們他們需要買什么東西，然后我們就開始做了。”某政府采購代理機構的工作人員如是介紹他們受委托的方式。據(jù)了解，在政府采購的操作實踐中，類似這種沒有簽書面委托代理協(xié)議就代理政府采購項目的情況還不少。在筆者看來，書面委托協(xié)議在委托代理中其實是十分必要的。
把委托的事項都在委托協(xié)議中寫清楚，被委托人在代理受委托的事務中，就可以比照委托協(xié)議一一去完成，這可以在很大程度上避免代理的過程中漏了項或是超越權限代理。對此，有些代理機構的從業(yè)人員卻不以為然：“反正電話里都說清楚了，沒必要多此一舉。”其實，書面委托代理協(xié)議對代理機構來說不僅僅是一種約束，同時還是一種保護。
如果沒有書面委托協(xié)議，一旦發(fā)生“糾紛”，代理機構可能成為最大的“受害人”。近日，某招標公司就在一次醫(yī)療器械采購的代理中因為沒簽書面委托代理協(xié)議遇到麻煩。據(jù)介紹，在這次采購中，采購人代表與招標公司的部門經(jīng)理一起吃飯時，提出了口頭委托。這一委托，對于已經(jīng)很久沒有項目做的招標公司來說，無疑是一大喜訊。餐桌上，招標公司的部門經(jīng)理就詳細詢問了采購人代表這批醫(yī)療器械的具體要求。次日，招標公司的部門經(jīng)理就發(fā)出了招標公告，開始就這批醫(yī)療器械進行采購。
但在評審結果出來后，采購人代表卻更中意綜合排名第三的供應商。招標公司倍感無奈：“我們招標文件已經(jīng)規(guī)定了確定供應商的原則，如果你們選第三名，要是第一名、第二名知道了，肯定會質疑，也許還會上升到投訴。到時候，你們倒是沒事，但我們的飯碗可就砸了……”由于招標公司對其決定沒有積極支持，采購人代表便“翻臉”了：“我們買東西，最終的決定權當然是我們。你們幫我們買東西怎么能不按我們的要求做?這個項目我們不要了，我們找別人采去。”
對此，招標公司的部門經(jīng)理非常惱火，很想到監(jiān)管部門“狀告”采購人代表。此時，這位項目經(jīng)理才想到“沒有委托代理協(xié)議”怎么證明自己受了采購人的委托才實施了招標這一行為。無奈，招標公司最終只有選擇忍氣吞聲，笑臉苦求采購人代表采購結果……
政府代理機構要想更好地組織好政府采購活動，要想更好地維護自己的權益，書面委托代理協(xié)議不可少。這也是法律的要求，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》第二十條規(guī)定，采購人依法委托采購代理機構辦理采購事宜的，應當由采購人與采購代理機構簽訂委托代理協(xié)議，依法確定委托代理的事項，約定雙方的權利義務。政府代理機構在代理被委托的事宜中，還可能遇到這樣的情況，采購人代表臨時對采購需求進行調整。此時，代理機構也別忘了讓其把調整的內容補充進委托協(xié)議中，并讓其簽字確認。
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