一、秘書必須儀表端莊、整潔
1. 頭發：員工頭發要經常清洗，保持清潔，男性員工頭發不宜太長。
2. 指甲：指甲不能太長，應經常注意修剪。女性職員涂指甲油盡量用淡色。
3. 胡子：胡子不能太長，應經常修剪。
4. 口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。
5. 女性職員化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。
二、工作場所的服裝應清潔、方便，不追求修飾
1. 襯衫：無論是什么顏色，襯衫的領子與袖口不得污穢。
2. 領帶：外出前或要在眾人面前出現時，應配戴領帶，并注意與西裝、襯衫顏色相配。領帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。
3. 鞋子應保持清潔，如有破損應及時修補，不得穿帶釘子的鞋。
4. 女性職員要保持服裝淡雅得體。
5. 職員工作時不宜穿大衣或過分臃腫的服裝。
6. 在辦公室內服裝要整齊，不得穿背心、短褲、拖鞋。
三、在公司內職員應保持優雅的姿勢和動作
1. 站姿：腰背挺直，胸膛自然，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。
2. 坐姿：坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐。
3. 公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意。
4. 握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的，異性 間應先向男方伸手。
5. 出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門三聲，聽到應答再進。進入后，回手關門，不能大力、粗暴。進入房間后，如對方正在講話，要稍等 靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：“對不起，打斷你們的談話。”
6. 遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應 把刀尖向著自己。
7. 走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不能唱歌或吹口哨等。在通 道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。
8. 辦公室嚴禁吸煙。
9. 非休息時間不得在辦公室閑聊，更不允許大聲喧嘩。
四、正確使用公司的物品和設備，提高工作效率
1. 公司的物品不能野蠻對待，挪為私用。
2. 借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處。
3. 工作臺上不能擺放與工作無關的物品。
4. 公司內以職務稱呼上司，同事間以張生、何工、盧師傅、趙姨、劉大姐、小杜等稱呼，客戶間以先生、小姐等相稱。
5. 未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
五、正確、迅速、謹慎地打、接電話
1. 電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。通話時先問候，并自報公司、部門。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。
2. 通話簡明扼要，不得在電話中聊天。
3. 對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。
4. 工作時間內，不得打私人電話。
六、會客禮儀規范
1.接待工作及其要求：
A 在規定的接待時間內，不缺席。
B 有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座。
C 來客多時按序進行，不能先接待熟悉客戶。
D 對事前已通知來的客戶，要表示歡迎。
E 接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務。
2.介紹和被介紹的方式與方法：
A 直接見面介紹的場合下，應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關系上，可把本公司 的人介紹給別的公司的人。
B 把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定。
C 男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。
3.名片的接受和保管：
A 名片應先遞給長輩或上級。
B 把自己的名片遞出時，應把文字向著對方，雙手拿出，一邊遞交一邊清楚說出自己的名字。
C 接對方的名片時，應雙手去接，拿到手后，要馬上看，正確記住對方姓名后，將名片收起。如遇對方姓名有難認的文字，馬上詢問。
D 對收到的名片妥善保管，以便檢索。
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