如果你與某外商第一次聯系，我這里有一個標準的聯系函格式供大家參考：
郵件標題：客戶求購的產品名稱
郵件內文：
To：客戶公司名稱
Attn：客戶人名
Re：客戶求購的產品名稱
we are pleased to get to konw that you are presently on the market for產品名稱，and as a specialized manufacturer and exporter for this product in china，we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation。
Herewith pls find our competitive offer as flws：
Product：
SpecI fication：
packing：
Quantity：as per yr requirement
Payment： L/c sight
Shipment：prompt
I f the product we offered above is some dI fferent from what you require actually，kindly inform us in detail，we will be pleased to re—offer you as per yr actual requirements asap。
Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request，and a small sample could also be sent to you for yr final checking I f the price is finally acceptable。
To konw more about our corporation，kindly visit our website：www。
Pls kindly check and revert at yr earlist。
B。RGdS/落款
co： Add： Tel： fax： e—mail：
幾點說明：
1，郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，而不要加其它的任何多余語言，這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到1oo%；
2，開頭語簡潔帶過證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒喧實在是多余；
不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的，我們建議你，一般情況下最好不用提，客戶在那里發布過求購信息，客戶自己知道，多說多余，不過，如是本網線下轉發給你的外商詢盤，加一句話也無妨；
3，開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好，事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的；
那么，“過多”的標準是什么呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多”！
4，簡潔開頭后，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你干嗎？立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此；
有人說，客戶詢盤中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個外商會在詢盤中一次就把要求說完的，你可估摸著試探性報，報錯了沒關系，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復你并詳細告訴你他所需產品的具體要求的；有人總喜歡第一次聯系客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、韓國）可能會耐心回你，但對大多數歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回復該類郵件的；
5，所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合，價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你，所以，切勿亂報價，應了解清楚了、多比較后再報，對新產品、對外貿公司來說這點尤其重要；
6，第一次聯系客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截；
7，與客戶第一次聯系最好用HoTmAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HoTmAIL郵箱，因為垃圾郵件泛濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用HoTmAIL郵箱一般不會有這方面的問題；
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