旅游接待工作首先代表了旅行社的形象.它具有以下性質和特點:
(1)綜合性.
由于旅游產品具有很強的綜合性,包含了住宿,餐飲,交通,娛樂,游覽,購物等服務項目,接待的過程就是上述服務實現的過程.所以,接待工作是一項綜合性很強的工作.
(2)規范性.
由于旅游產品是先購買,后消費,為了保證旅行社的產品質量,使客人滿意消費者滿意,旅行社全部的服務過程要按照規范,標準來實現,只有這樣才能使接待工作能順利進行.所以,接待工作具有很強的規范性.?
(3)文化性.
旅游活動包含著對文化的了解,對知識的渴求,這在客觀上要求接待工作具有較高的文化性.接待工作的主要部分是導游接待服務,導游接待服務不僅要幫助,照顧客人的旅行生活,更重要的是要在講解的過程中傳播文化.所以,接待工作具有較強的文化性.
(4)原則性.
由于接待工作是獨立進行的,接待人員和客人是雙向交流的,所以,接待工作要遵守兩個原則:一是必須堅持四項基本原則,嚴格按照黨的方針政策辦事;二是要切實遵守外事紀律和旅游工作的.各項規章制度及有關工作細則.
在旅行社中,計調首當其沖成為其一個形象代表.它是旅行社完成地接,落實發團計劃的總調度,總指揮,總設計."事無巨細,大權在握",具有較強的專業性,自主性,靈活性.如果說"外聯"是辛勤的采購員,那么計調就是"烹飪大師",經他們的巧手要把"酸,甜,苦,麻,辣,咸"的不同滋味調制出來以滿足不同團隊的"口味",確實需要一定的技巧.計調人員提高工作效率,避免差錯應注意以下幾個方面的問題.
一,人性化.
計調人員在講話和接電話時應客氣,禮貌,謙虛,簡潔,利索,大方,善解人意,體貼對方,養成使用"多關照","馬上辦","請放心","多合作"等"謙詞"的習慣,給人親密無間,春風拂面之感.每個電話,每個確認,每個報價,每個說明都要充滿感情,以體現你合作的誠意,表達你作業的信心,顯示你準備的實力.書寫信函,公文要規范化,字面要干凈利落,清楚漂亮,簡明扼要,準確鮮明,以贏得對方的好感,以換取對方的信任與合作,一個優秀的計調人員,一定是這個旅行社多彩"窗口"的展示,它像"花蕊"一樣吸引四處的"蜜蜂"紛至沓來.
二,條理化.
計調人員一定要細致地閱讀對方發來的接待計劃,重點是具體時間,人數,用房數,是否單雙間,小孩是否占床,用早,政府稅如何繳納;抵達大交通的準確時間和抵達口岸,核查中發現問題及時通知對方,迅速進行更改.此外,還要看看人員中有否少數民族,或宗教信徒,飲食上有無特殊要求,以便提前通知餐廳;如果發現有在本地過生日的游客,記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀.如人數有增減,要及時進行車輛調換.條理化是規范化的核心,是標準化的前奏曲,是程序化的基礎.
三,周到化.
"5定"(定房,定票,定車,定導游員,定餐)是計調人員的主要任務.隨著海南旅游市場的需要,現在增加了一個"定高爾夫球".共"6定".盡管事物繁雜繚亂,但計調人員頭腦必須時刻清醒,逐項落實.這很像火車貨運段編組站,編不好,就要"穿幫","撞車",甚至"脫節".俗話說:"好記性不如爛筆頭".要做到耐心周到,還要特別注意兩個字.第一個字是"快",答復對方問題不可超過24小時,能解決的馬上解決,解決問題的速度往往代表旅行社的作業水平,一定要爭分奪秒,快速行動.第二個字是"準",即準確無誤,一板一眼,說到做到,"不放空炮",不變化無常.回答對方的詢問,要用肯定詞語,行還是不行,"行"怎么辦 "不行"怎么辦 不能模棱兩可,是似而非.
四,多樣化.
組一個團不容易,往往價格要低質量要好,計調人員在其中往往發揮很大作用.因此,計調人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案,以適應不同游客的需求,同時留下取得合理利潤的空間.同客戶"討價還價"是計調人員的家常便飯.有多套方案,多種手段,計調就能在"變數"中求得成功,不能固守"一個打法",方案要多,要細,要全,你才可"兵來將擋,水來土掩",縱然千變萬化,我有一定之規.
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