1. 云計算技術
云計算是近年來發(fā)展起來的互聯(lián)網(wǎng)新技術，在網(wǎng)絡存儲、網(wǎng)絡安全、網(wǎng)絡游戲等領域開始廣泛應用。該技術是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關服務的增加、使用和交付模式，通常涉及通過互聯(lián)網(wǎng)來提供動態(tài)易擴展且經(jīng)常是虛擬化的資源。通過這種方式，允許共享的軟硬件資源和信息按照需求提供給計算機或者其它設備。典型的云計算使用如，用戶可以通過網(wǎng)絡使用某商業(yè)應用，而該應用的軟件、數(shù)據(jù)均存在云服務器上。云計算有以下幾個特點。
1.1 超大規(guī)模，支持海是量信息處理
“云”規(guī)模很大，提供云服務企業(yè)投入成百上千臺服務器用于云計算，如圖1 所示強大的計算能力保障海量數(shù)據(jù)通信/ 存儲系統(tǒng)高效、穩(wěn)定運行，能夠滿足客戶端海量數(shù)據(jù)的交互。
1.2 資源可分配、擴展
“云”資源是動態(tài)流轉的，可按照用需要給予大小多少的分配。這就意味著，云計算可以根據(jù)用戶需求，實現(xiàn)資源調節(jié)，用戶資源需求較高時，調配啟動閑置資源，減輕計算壓力;資源需求較低時，集中利用資源，轉入節(jié)能模式，提高資源的利用率。此外，“云”的規(guī)模可以擴展，滿足應用和用戶規(guī)模增長的需要。
1.3 支持各種終端
云計算可以構建在不同的基礎平臺之上，即可以有效兼容各種不同種類的硬件和軟件基礎資源。用戶在任意位置、使用各種終端均可獲取應用服務，無須固定的有形的實體，計算機可以，手機也可以。而且在“云”的支撐下可以構造出千變萬化的應用，同一個“云”可以同時支撐不同的應用運行。
1.4 經(jīng)濟性
運資源是動態(tài)的且可按需分配，云計算平臺通過虛擬分拆技術，可以實現(xiàn)計算資源的同構化和可度量化，“云”的自動化集中式管理使用戶的資源使用率大大提高，而云計算按需收費使用戶的成本有所降低。
2. 云辦公與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)比較
2.1 傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)
與云辦公系統(tǒng)相比，傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)對客戶端及配置有一定要求。大多數(shù)傳統(tǒng)辦公軟件需要在電腦端運行，占用電腦端較大的空間，移動端難以具備傳統(tǒng)辦公軟件的運行條件，跨平臺能力較弱，無法實現(xiàn)現(xiàn)代辦公輕量化、碎片化的要求。而且，普通的辦公軟件都是獨立運行的，不支持辦公團隊各個成員協(xié)同辦公。支持該功能的傳統(tǒng)辦公軟件價格較高，維護復雜，難以普及應用。如應用最廣泛的office 軟件，對電腦硬件有一定要求，每臺使用該軟件的電腦都需求下載安裝客戶端軟件。跨平臺能力較弱，對iOS, Android 等新型智能操作系統(tǒng)沒有足夠的支持。而且是“一人一軟件”，難以實現(xiàn)協(xié)同辦公。云辦公系統(tǒng)兼容多種文檔格式，加之其強大的信息處理能力，可以綜合分析后以所需求的形式展示給不同的使用者，且都支持多賬戶的協(xié)同辦公和在線辦公。
2.2 云辦公系統(tǒng)
云辦公系統(tǒng)是依托于“云”運行的，需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下工作。因此與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相比，云辦公系統(tǒng)依賴穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，對安全性要求也更高。另外，云辦公系統(tǒng)能夠實現(xiàn)很多強大的功能，對辦公系統(tǒng)本身要求是也更高，云環(huán)境下使用的辦公系統(tǒng)比普通系統(tǒng)要更易用、更易操作。
3. 云計算技術在現(xiàn)代辦公系統(tǒng)中的應用
3.1 資源共享
云計算可以是將信息共享到云端，辦公團隊所有人都可以通過網(wǎng)絡貢獻該資源，比傳統(tǒng)資源交編輯省時。這其中共享的資源不僅包括辦公團隊內部人員分享的資源，還可以通過接口獲得云服務器上允許共享的外部信息。這種資源共享方式不僅能團隊內部有效資源利用率，還以外部信息作助力，增加辦公效率。應用傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的大多數(shù)企業(yè)會設置多個數(shù)據(jù)中心，不同數(shù)據(jù)中心的信息共享和調度都有一定限制，且共享和調度功能實現(xiàn)較為復雜，根據(jù)對傳統(tǒng)辦公軟件各個業(yè)務系統(tǒng)資源共享度統(tǒng)計，其利用率盡在30% 以內，而通過云計算，這個值能提升至60%。由此可見，在資源共享、資源利用方面，云計算在現(xiàn)代辦公系統(tǒng)中的應用成效顯著。
3.2 協(xié)同辦公
云辦公應用具有強大的協(xié)同特性，其強大的云存儲能力不但讓數(shù)據(jù)文檔無處不在，更結合云通訊等新型概念，圍繞文檔進行直觀溝通討論，或進行多人協(xié)同編輯，從而大大提高團隊協(xié)作項目的效率與質量。以一個提供APP 開發(fā)服務的團隊為例，項目負責人將任務提交至云辦公系統(tǒng)，產品經(jīng)理、頁面設計師和軟件工程師會將任務安排進工作計劃。產品經(jīng)理根據(jù)客戶情況給出開發(fā)需求和思路，傳至云端，頁面設計師和軟件工程師著手設計和開發(fā)，并將階段性成果在云端分享，三方可以隨時隨地查看APP 開發(fā)狀況，并能提修改意見，各方工作能根據(jù)建議隨時調整工作內容。云辦公系統(tǒng)強大的信息處理能力和支持各種終端的特性讓團隊溝通協(xié)作變得簡答易行。
3.3 在線辦公
云計算的虛擬化讓云辦公系統(tǒng)可以借助智能設備為載體，云辦公應用可以幫助客戶隨時記錄與修改文檔內容，并同步至云存儲空間。云辦公應用讓用戶無論使用何種終端設備，都可以使用相同的辦公環(huán)境，這就實現(xiàn)辦公的移動化和碎片化，云辦公系統(tǒng)的用戶可用多種終端設備隨時通過互聯(lián)網(wǎng)進行辦公。
4. 結語
隨著現(xiàn)在工作節(jié)奏的加快，云辦公系統(tǒng)強大的信息處理能力和隨時隨地可應用的特點更能滿足辦公人員的需求。通過互聯(lián)網(wǎng)和各種電子產品，云辦公系統(tǒng)能夠實現(xiàn)資源共享、協(xié)同辦公、在線辦公，優(yōu)化辦公流程，顯著提升團隊的辦公效率。
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