一、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的原則
1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，無論是紙質(zhì)載體數(shù)字化，還是接受電子文件，都必須制定和實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化，盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。
2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結(jié)合體，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢，但同時(shí)也對農(nóng)業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須采取有效的安全防范措施，充分保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全性。
3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財(cái)力、人力、物力，因此，必須以利用需求為導(dǎo)向，將年限較長、具有館（室）藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化，達(dá)到效益最大化。
4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣，涉及面廣，必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長期堅(jiān)持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用，明確工作任務(wù)，落實(shí)責(zé)任分工，真正做到各司其職，各施其能，協(xié)調(diào)配合，共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲(chǔ)平臺(tái)根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求，健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺(tái)。一是，建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室（即電子文件備份站），配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作；二是，建立掃描工作室，配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換；三是，建立安全可靠的科技檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采取磁盤陣列柜、磁帶機(jī)、光盤庫等設(shè)備，進(jìn)行磁盤陣列自動(dòng)備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)。
2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo)，逐步建立動(dòng)態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫，在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)及時(shí)歸檔。
3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫完善資源庫建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)，主要有兩個(gè)不同層次：一是，農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機(jī)，建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，規(guī)范著錄標(biāo)引，包括著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化；二是，農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)將館（室）藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將掃描件與機(jī)讀目錄對應(yīng)掛接，實(shí)現(xiàn)全文檢索。
4建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)等，與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，建立上至國家科技檔案館，下聯(lián)農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)科研單位，形成四通八達(dá)的“農(nóng)業(yè)科技檔案信息高速公路”，向廣大科技人員提供農(nóng)業(yè)科技檔案各類信息的服務(wù)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。
三、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的保障措施
1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)做好農(nóng)業(yè)科技檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。各級(jí)農(nóng)業(yè)部門及農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的支持力度，把農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)納入科34農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊：資源建設(shè)技工作計(jì)劃，將其置于科研同等重要的位置。
2提高歸檔質(zhì)量農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題，時(shí)間一般跨度較長，這就要求檔案管理人員必須樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，參與到課題當(dāng)中，與科研人員一起共同做好農(nóng)業(yè)科技檔案材料的形成、積累、歸檔、數(shù)字化工作。此外，還要確保領(lǐng)導(dǎo)和廣大科技人員能夠隨時(shí)、快捷、高效地借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢農(nóng)業(yè)科技檔案信息。
3健全制度提升管理水平為了實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，應(yīng)制定符合科研單位實(shí)際的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度，制定歸檔范圍、歸檔內(nèi)容與保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。歸檔制度的內(nèi)容必須具體、明確、細(xì)化，有很強(qiáng)的可操作性，使廣大科技人員明確哪些資料應(yīng)當(dāng)歸檔。同時(shí)要配備精通檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。
4實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值加強(qiáng)檔案利用是農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的根本目的。要開展多形式、多渠道、多層次的開發(fā)利用，向廣大科技人員提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的利用價(jià)值，服務(wù)科研、服務(wù)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)。
5保證信息安全信息時(shí)代，數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案對檔案管理提出了更高的安全管理要求。除了嚴(yán)格遵守科技保密原則和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法的規(guī)定外，還要在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，增強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，采取切實(shí)有效的安全技術(shù)手段和管理措施，存儲(chǔ)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的設(shè)備要安裝高效的防毒防竊軟件，要及時(shí)對各種農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行備份儲(chǔ)存，確保農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全可靠。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)工程，它需要投入更多的人力、物力和技術(shù)力量，不可能一蹴而就。我們應(yīng)當(dāng)本著為發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步，發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)為己任，以農(nóng)業(yè)科技檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大農(nóng)業(yè)科技檔案資源開發(fā)為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，逐步實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案資源數(shù)字化、農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，努力實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案資源共享。
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