計算機管理醫院人事檔案的特點
(一)優越性:使相關工作人員在勞動強度方面得到減輕,提高了工作效率,信息經濟時代,利用網絡不但可以快捷的管理醫院的人事檔案信息,也使人事檔案信息可以快速的被檢索查找出來,免除了翻箱倒柜的傳統檢索查找方式,工作人員的勞動強度大大降低,人事檔案的歸類質量以及檢索速度大幅提升,醫院相關工作人員也可以免除枯燥乏味的手工建檔方式,而采用新穎的計算機建檔方式。
(二)專業性:所有的經營活動都有它所屬的專業范圍,經營活動時在其范圍內進行,計算機管理醫院人事檔案也有所屬的專業活動及范圍,專業活動有很多。計算機管理醫院人事檔案包括醫院人員編制、醫院人員培訓、醫院人員開發、醫院人員調整、醫院人員使用等等專業內容。它們每個專業不同,所生成的電子檔案也就有不同的專業屬性,并且不能混淆不同專業的文件信息。考慮到設計軟件在對于所有專業不是通用的,所以計算機管理醫院人事檔案在歸檔時根據各自特點分別進行歸檔。
(三)完整性:完整性是指計算機管理醫院人事檔案是整個醫院人員的活動反應,它為合理的醫院人員調整、人員編制、人員制度等問題提供了必要的、完整的數據,給醫院帶來了完整的人事檔案信息庫存。
(四)依附性:計算機管理醫院人事檔案是由計算機生成的,它的讀取需要調動數碼信息。這點和其他電子檔案一樣,歸檔的電子人事檔案依附于計算機技術,通過計算機的硬件,對電子人事檔案進行存儲和讀取。所以說計算機管理醫院人事檔案具有對計算機的依附性。
(五)分類性:計算機內容的相對獨立性對于修改顯得相對容易,它可以做到在修改后隱藏所有的改動痕跡。這點和紙質檔案大有不同:信息和載體可以輕松分離,信息內容容易修改,可以復制,修改后依然可以做到整潔干凈,仿造容易。醫院歸檔的`電子人事檔案為了防止偽造,還需要做一些特殊的技術處理。(六)生命脆弱:紙質檔案可以很好的做到長期保持,而計算機管理醫院人事檔案就因為所在的載體不穩定容易損壞壽命。它依賴的軟硬件技術被淘汰時,數字信息就不能讀出,其壽命也就結束了。所以對計算機管理醫院人事檔案的保護措施要注重起來。
加強計算機在人事檔案中應用的措施
(一)注重計算機管理醫院人事檔案的全過程管理,計算機管理醫院人事檔案,要根據國家規范標準制定的規章制度對電子資料進行全過程管理。醫院電子人事資料的編制、調整需要參照有關制度來執行,在電子人事檔案管理過程中還需要對人事資料進行分級處理,分別進行管理,要有專門的管理人員對電子人事檔案的全過程進行管理活動。加強對人事檔案的保密工作,當需要進行人事檔案的查閱時,需要有人事檔案管理人批準或相關領導的批準才能進行。需要復制一些人事檔案時,要在檔案管理員批準后進行。人事檔案的消除工作也需要在嚴格的規章制度下由檔案管理員批準后進行。
(二)注重軟硬件的維護更新,醫院電子人事檔案的管理離不開日常的細心維護,對于網絡維護,不是說只有在局域網出現問題時才進行維護,而是在日常正常工作運轉時就需要進行維護;平時不注意維護只能在出現故障時加大修復的難度。在網絡工作中一旦工作站硬件出現故障,就會引起整臺機器的作廢,所以網絡的日常保養維護相對重要。開機關機要按照步驟一步一步來,不能隨意進行冷啟動,當機器在運行中出現異常狀況時要及時進行有效的處理,使機器恢復正常功能,不能對此不管不問。溫度和濕度對機器運行也產生影響,在維護時要注意這兩點控制管理。傳輸設備以及計算機終端經常發生這樣那樣的問題,相關檔案管理人員要掌握好計算機的使用原理,對常出現的問題有著良好的解決方案。軟件維護比硬件維護復雜,勞動量也大。在系統保護中可以采用硬盤保護卡和恢復軟件,做好系統的軟件備份和數據備份工作。在還原系統時可以采用多種方法比如定時還原,它可以還原成以前的任何位置,使系統恢復到你還原選定的任何位置。Ghost系統經常被人們采用,它可以有效的彌補軟件維護的不足之處。系統中比較重要的檔案數據文件需要備份多個,處于不同的磁盤目錄下,當一個磁盤出現問題時還可以選擇別處的磁盤進行數據管理。計算機病毒的查殺工作也需要注意,在防止病毒侵入計算機網絡方面,可以采用專業的殺毒軟件、安裝系統防火墻、如果機器內存大還可以采用多個殺毒軟件同時進行殺毒防護。對于病毒要進行定期,定磁盤的詳細查殺。
(三)加強檔案管理人員意識,信息技術發展日新月異,醫院傳統的人事檔案管理方式將被漸漸淘汰,取而代之的是現代化計算機技術的管理模式。在這個大環境下,相關工作管理人員的意識也要有所提高,充分認識到科技的高效性。還要不斷增加對人事檔案管理的軟硬件投入,采用先進的科學技術手段進行電子人事檔案的信息處理,實現醫院人事檔案管理的現代化、高效化。
(四)完善歸檔制度,我國為了醫院可以更好的進行檔案的管理,出臺制度了一系列的制度,比如《計算機文件歸檔與電子檔案管理規范》、《計算機文件歸檔與管理范圍》等等,它們可以為醫院計算機人事檔案的歸檔、整理利用、收集等方面做出法律的依據。在醫院進行計算機人事檔案管理活動時,要根據醫院的具體情況,使計算機人事檔案從生成到歸檔都可以參照相關的管理機制,形成一個計算機人事檔案生成、整理、歸檔、改寫等內容組合的管理系統。
總結
對于醫院的計算機人事檔案管理,是人事管理的重要環節,它對于人事檔案資料的完整性起著重大作用。當前形式醫院業務不斷增多,醫院的人事管理難度也在逐步增大,擺在我們面前的是通過探索和實踐,不斷完善計算機人事檔案的管理,使醫院資料具有現代化、電子化的特點,管理起來也更加高效,使人事檔案符合現代管理的要求,實現既定的管理目標。
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