企業會計電算化就是利用計算機來替代人工記賬、人工算賬、人工報賬和部分用人腦來完成的對會計信息的分析、預測、決策的過程。在企業進行會計電算化的同時,會計電算化對企業的會計核算與管理環境產生了一定的影響。會計電算化管理中的內部控制也隨之產生了問題。只有解決了這些不良的問題,才會使公司更好的發展。
一、企業會計電算化管理中的內部控制存在的問題
(一)工作人員職能劃分不清
在沒有實行會計電算化以前,所有的操作包括記賬、入賬、出賬等都是人工來完成的。但在運用了會計電算化以后這些都是由計算機自動完成的。不過這些工作還是由原來的工作人員來操作,所以以前的工作人員逐漸變成了系統的管理人員,由操作層變成了管理層。這就需要工作人員來適應會計電算化系統,有些員工很難適應會計電算化系統,工作人員職能劃分不清,有些員工既可以輸入數據又可以修改和輸出數據,員工的管理制度不完善,這樣就很容易的使公司的財務數據泄露,給公司的經濟帶來危機,影響了公司發展的方向。
(二)系統安全性不高
這里的安全性要從硬件方面和軟件方面來闡述。在硬件方面由于存儲數據的硬件是磁性介質的,很容易受到外面因素的干擾,數據容易被修改或丟失。在會計電算化系統軟件的設計時,人們都是只注重軟件所能實現的功能有多強大而忽略了對系統安全性的考慮和設計。系統的安全性設計的`不好就會使系統很容易被病毒入侵、數據庫被惡意修改、在突發情況下數據丟失等現象,所以在企業會計電算化管理中的內部控制時要提高系統的安全性。
(三)數據處理方式產生的問題
人工處理的數據的方式雖然很消耗時間,也很容易出錯,但不至于造成很嚴重的后果。人工方式對數據進行處理時,如果出現了錯誤,在數據的審計過程中就會找到并解決。但對于會計電算化來說,數據是經過審計后是需要輸入到計算機中的,如果在輸入過程中數據輸入錯誤,由于對數據的操作都是由計算機自動完成的,錯誤的數據會造成錯誤的結果,這樣就會導致公司的財務數據不正確。使公司的經濟面臨危機。
(四)軟件的更新與維護不及時
在部分企業中會計電算化系統的版本已經跟不上時代的步伐了,近年來,系統軟件的發展越來越廣泛,其實現的功能和應用領域也越來越高,有些企業的會計電算化系統已經滿足不了公司的發展要求。在對系統進行維護時,沒有指定和專業的維護人員來維護,這就導致了系統維護不全面,而且公司的數據還容易被泄露出去。
二、企業會計電算化管理中的內部控制存在問題的解決辦法
(一)職責的分離
從整個企業的管理來講,企業要將會計部門的職能獨立與其他部門分離。因為會計部門的掌握著企業的命脈,一些數據是需要保密的,越少的人接觸越好。然后還要分離會計部門工作人員的職能。每個工作人員有自己的工作職能和要負責的部分,根據工作人員的職能對其設置不同的權限。例如記賬的工作人員只有對數據輸入和查找的權限,沒有修改的權限。這樣就保證了數據不被丟失和泄露。如果數據發生了丟失和泄露,也可以根據其職責找到相關人員。
(二)提高硬件設施和軟件系統的安全性
在硬件設施方面,主要是要想辦法盡可能的在數據丟失或被修改后如何對其進行修復,所以就要定期的對數據進行備份,將數據備份到其他的存儲介質中,這樣一旦數據因硬件故障丟失,通過存儲介質就可以對數據進行恢復了。企業在選擇會計電算化軟件的過程中要適當的考慮軟件的安全性,不要只考慮系統的功能。
(三)數據的輸入輸出控制
在會計電算化的內部控制中,要嚴格的控制數據的輸入和輸出,在數據的輸入和輸出的過程中要加強數據的內部審計,對輸出的數據多次進行的審計,了解輸入的數據是否與書面材料或原始記錄一致。如果有錯誤要及時的對其進行修改。數據的輸出也要進過審計,查看數據輸出的是否正確,格式是否符合要求。如不符合,在輸出前找到原因進行修改。
(四)及時更新和維護軟件、提高工作人員綜合素質
企業對會計電算化系統要及時的更新和維護,企業要選擇先進的、實用的、安全性強的且符合本公司發展狀況和發展模式的電算化系統。系統的維護要有專門的人來負責,這要就保證了數據的安全性,有了符合公司的會計電算化系統還要提高工作人員的綜合素質,要加強工作人員的責任心,有了責任心對工作就有了積極的態度,還要在軟件更新和維護時對相關的工作人員進行培訓,培訓工作人員對軟件的使用方法,軟件的相關知識等,來提高工作人員的綜合素質。
(五)加強檔案管理
在會計電算化系統中要加強會計電算化的檔案管理,首先就要將檔案的建立、存檔、復制、調用和修改等由專門的工作人員來負責,檔案管理的內容包括企業的實際經濟狀況、企業的經營狀態、企業的資產狀況等,有了這些檔案數據,企業就可以根據這些信息做好相應的發展對策。
(六)完善企業電算化管理的內部控制制度
公司要對企業電算化管理的內部控制設置相應的管理制度,如要求相關的工作人員要遵守公司的規定,在離開工作崗位時要將計算機加密,工作室要鎖好。不能越權操作,要建立操作員的操作日志,記錄操作員的操作過程等。違反制度的員工公司要給予相應的合理的處分。
綜上所述,企業會計的電算化會加快企業的發展,但在企業會計電算化管理中的內部控制還存在很多問題,只有解決了存在的問題,才會使企業會計電算化的作用發揮到最大,增強企業的經濟基礎,有了強大的經濟基礎才會使企業更好的發展。
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