一國(guó)有企業(yè)文檔管理的演進(jìn)
一.一傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)文檔管理
跟著企業(yè)信息化的請(qǐng)求,國(guó)有企業(yè)的文檔管理盡管履行了電子化、網(wǎng)絡(luò)化,然而仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房、櫥柜以及文檔架等空間。文檔機(jī)構(gòu)將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)的能力嚴(yán)重不足,這使患上本來(lái)步入半衰期的文檔資源直接進(jìn)入休眠期甚至死亡期,進(jìn)而致使掌握著企業(yè)最有價(jià)值信息的文檔機(jī)構(gòu)在數(shù)字化時(shí)期不斷邊沿化。盡管文檔機(jī)構(gòu)所珍藏資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化貯存,但這些資源長(zhǎng)時(shí)間處于休眠期,并無(wú)實(shí)際價(jià)值意義。
一.二基于知識(shí)管理的國(guó)有企業(yè)文檔管理
跟著數(shù)字化、電子化,網(wǎng)絡(luò)化時(shí)期的來(lái)臨,文檔管理的管理模式閱歷了實(shí)體管理、信息管理、知識(shí)管理進(jìn)程,這演變進(jìn)程實(shí)際是文檔價(jià)值的升華與知識(shí)內(nèi)涵的拓展進(jìn)程。知識(shí)管理是指通過(guò)對(duì)于企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的辨認(rèn)、全面的搜集、科學(xué)的加工以及充沛的運(yùn)用,并且通過(guò)增進(jìn)知識(shí)同享、激勵(lì)知識(shí)立異、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值,從而來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力以及立異能力。基于文獻(xiàn)的梳理,文檔管理與知識(shí)管理的鉆研集中于構(gòu)建知識(shí)管理的請(qǐng)求。筆者認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)首要的知識(shí)資源,是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ);同時(shí),文檔管理是維護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑,而文檔管理是對(duì)于顯性知識(shí)的管理。從文檔管理與知識(shí)管理的性質(zhì)來(lái)看,文檔管理是使歸檔文件的有序化以及結(jié)構(gòu)化,實(shí)現(xiàn)文檔的應(yīng)用價(jià)值;而知識(shí)管理是通過(guò)對(duì)于文檔的搜集、加工、應(yīng)用、編研以及信息化管理等手腕,將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源。從文檔管理與知識(shí)管理的共同性質(zhì)來(lái)看,它們都是對(duì)于信息資源進(jìn)行加工,提掏出有價(jià)值的信息,為企業(yè)提供服務(wù)。
一.二.一文檔管理模式的轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的文檔管理是以紙質(zhì)文件為管理對(duì)于象,而現(xiàn)在多以電子文件與紙質(zhì)文件互為交融的資源為管理對(duì)于象,并且注重知識(shí)管理、知識(shí)同享與知識(shí)立異。
一.二.二文檔業(yè)務(wù)的流程再造
業(yè)務(wù)流程再造是企業(yè)管理對(duì)于組織流程重組的1種管理思想。文檔業(yè)務(wù)流程再造是以文檔業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)于象以及中心,以關(guān)切客戶的需乞降滿意度為目標(biāo),對(duì)于現(xiàn)有的文檔業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考以及情勢(shì)的再設(shè)計(jì),使患上企業(yè)能最大限度地適應(yīng)新形勢(shì)下的現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)環(huán)境。文檔管理的.流程再造是以文件管理的流程為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)文件“發(fā)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永遠(yuǎn)保留或者燒毀”流程的改造與知識(shí)管理的前端節(jié)制,流程再造是依據(jù)文件管理的流程履行文件前端節(jié)制,主要是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部文檔而言,將發(fā)生于職能部門的文檔,經(jīng)由初次加工,送入文檔機(jī)構(gòu),由文檔人員依據(jù)企業(yè)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行再次加工,然落后行歸檔,通過(guò)數(shù)據(jù)發(fā)掘的知識(shí)管理平臺(tái)提取知識(shí),最后通過(guò)服務(wù)平臺(tái)提供給用戶。
一.二.三文檔管理人材隊(duì)伍的建設(shè)
傳統(tǒng)的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能,然而基于知識(shí)管理的文檔管理模式中,更要注重知識(shí)的產(chǎn)出,注重資料違后暗藏的有價(jià)值的知識(shí)。這請(qǐng)求作為介入信息管理、知識(shí)管理的工作人員提高自己的素質(zhì)與工作能力,掌握管理學(xué)以及現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí),熟識(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)流程,同時(shí)曉得應(yīng)用科學(xué)技術(shù)提高自己的工作效力。
二大數(shù)據(jù)環(huán)境下國(guó)有企業(yè)文檔管理面臨的新挑戰(zhàn)
二.一文檔管理模式面臨的新挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)時(shí)期象征著企業(yè)的數(shù)據(jù)量多而且結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并重。基于知識(shí)管理的企業(yè)文檔管理模式注重知識(shí)管理、知識(shí)同享、知識(shí)立異。大數(shù)據(jù)到來(lái),對(duì)于知識(shí)管理的模式提出了新的請(qǐng)求。現(xiàn)有管理模式的搜集視角狹隘,而在大數(shù)據(jù)違景下,文檔機(jī)構(gòu)的珍藏應(yīng)多元化發(fā)展,從廣泛視角搜集文檔資料,更多關(guān)注1些繁雜化、碎片化、底層化信息的搜集。
二.二文檔業(yè)務(wù)流程面臨的新挑戰(zhàn)
目前,咱們從文檔流程與數(shù)據(jù)流程兩方面進(jìn)行文檔管理。咱們重視文檔的前端節(jié)制,然而只是對(duì)于文檔發(fā)生以前的文件做出簡(jiǎn)單鑒定與加工處理。這樣的處理并無(wú)減輕文檔機(jī)構(gòu)人員的工作量,而是加劇了文檔機(jī)構(gòu)重復(fù)性鑒定與加工處理。文檔資料的冗余性、繁雜性致使了知識(shí)提取工作量沉重,提取知識(shí)不可靠性。所以對(duì)于文檔的前端節(jié)制來(lái)講,文檔發(fā)生以前的文檔鑒定法子與文檔的標(biāo)準(zhǔn)化格式是無(wú)比必要的,選擇正確的文檔鑒定法子能快速判別文檔的價(jià)值,提高文檔輸入速度,而文檔標(biāo)準(zhǔn)化格式處理是發(fā)掘知識(shí)的基礎(chǔ)。
二.三文檔管理人材建設(shè)面臨的新挑戰(zhàn)
人材資源是企業(yè)文檔管理的癥結(jié)。傳統(tǒng)的文檔管理模式中,只請(qǐng)求工作人員有歸檔、搜集資料、查詢等基本知識(shí),而跟著電子化、網(wǎng)絡(luò)化的推動(dòng),企業(yè)請(qǐng)求文檔機(jī)構(gòu)人員除了了具備基本服務(wù)素養(yǎng),還要曉得信息化技術(shù)。然而在大數(shù)據(jù)違景下的企業(yè)文檔管理,這些素養(yǎng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,文檔工作人員不但要曉得現(xiàn)代企業(yè)管理理論,熟識(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)流程,還要擁有數(shù)據(jù)處理能力,能夠運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)提高工作能力與效力。工作人員要從數(shù)據(jù)的視角看待文檔,以大數(shù)據(jù)理念推進(jìn)文檔的管理與服務(wù)。從管理層來(lái)看,要嚴(yán)格把關(guān)人材提拔;加快文檔人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培育人材。
二.四管理技術(shù)支撐以及服務(wù)面臨的新挑戰(zhàn)
技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的出產(chǎn)力。在基于知識(shí)管理的企業(yè)文檔管理模式中,技術(shù)是整個(gè)模式架構(gòu)的基石。從總體來(lái)看,IT架構(gòu)布局是整個(gè)知識(shí)管理平臺(tái)的基礎(chǔ);從局部來(lái)看,數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)是知識(shí)提取的核心技術(shù),是整個(gè)企業(yè)文檔管理的中心。整個(gè)文檔管理的軸心是數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù),所有的流動(dòng)都繚繞它展開。現(xiàn)有文檔管理模式提供的是點(diǎn)對(duì)于點(diǎn)的個(gè)性化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)違景下,用戶在競(jìng)爭(zhēng)日趨劇烈的環(huán)境下需要更多的信息與知識(shí)才能做出好的決策,這對(duì)于國(guó)有企業(yè)文檔機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。用戶請(qǐng)求文檔機(jī)構(gòu)的服務(wù)響應(yīng)速度更快,信息檢索與查詢更便捷,信息與知識(shí)的可理解性更強(qiáng),并且能夠提供全進(jìn)程的信息服務(wù)。這請(qǐng)求文檔機(jī)構(gòu)在大數(shù)據(jù)違景下的個(gè)性化服務(wù)不但提供用戶所需要的信息,還要通過(guò)對(duì)于用戶需求進(jìn)行分析,提供基于海量散布式資源的精細(xì)化知識(shí)組織輸出,即實(shí)現(xiàn)“信息+解決方案”的1站式服務(wù)。
三基于知識(shí)管理的國(guó)有企業(yè)文檔管理的優(yōu)化途徑
為了應(yīng)答大數(shù)據(jù)時(shí)期的挑戰(zhàn),咱們可從兩個(gè)方面解決基于知識(shí)管理的文檔管理的問(wèn)題。
三.一基于知識(shí)管理的文檔管理模式的改良文檔
管理工作的展開需要兩方面的支撐。文檔是企業(yè)的可貴資源,增進(jìn)企業(yè)的成長(zhǎng),所以知識(shí)管理需要管理層領(lǐng)導(dǎo)的支撐。管理層要注重、關(guān)注企業(yè)文檔管理工作,為文檔管理配備必要資源,從大局動(dòng)身,定時(shí)提出請(qǐng)求,及時(shí)給予工作指點(diǎn)。在人員配備方面,企業(yè)要選用有必定信息素養(yǎng),掌握必定管理理論的工作人員,同時(shí)要擁有數(shù)據(jù)處理能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠解決企業(yè)文檔的電子文檔數(shù)據(jù)貯存提供與調(diào)用速度慢的問(wèn)題,所以企業(yè)的技術(shù)服務(wù)部必需從企業(yè)大局動(dòng)身,全面建設(shè)企業(yè)信息化平臺(tái)。從企業(yè)底層的網(wǎng)絡(luò)IT架構(gòu)到面向用戶的信息平臺(tái),技術(shù)部的人員要提供1站式技術(shù),為文檔管理部門提供基礎(chǔ)技術(shù)支撐。此外,在面向用戶的文檔管理平臺(tái)上,必需要對(duì)于用戶進(jìn)行權(quán)限管理,防范企業(yè)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。
三.二基于知識(shí)管理的文檔管理業(yè)務(wù)流程再造
基于文檔管理業(yè)務(wù)流程再造,是指咱們?cè)谖臋n前端節(jié)制的時(shí)候,增添文檔鑒定與文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化功能。在文檔鑒定方面,采取徐擁軍學(xué)者(二八年)的宏觀鑒定論。它再也不采取“時(shí)間、來(lái)源、職能、內(nèi)容或者用戶”之類的具體標(biāo)準(zhǔn),而是改用更為宏觀且相對(duì)于抽象的“文件構(gòu)成機(jī)關(guān)的社會(huì)職能”標(biāo)準(zhǔn)。這類宏觀鑒定標(biāo)準(zhǔn)與法子可以對(duì)于體積量大的文件進(jìn)行批處理式的鑒定,提高鑒定速度,進(jìn)而提高資料搜集工作的效力。對(duì)于于提高企業(yè)文檔輸入工作的效力問(wèn)題,這就請(qǐng)求企業(yè)樹立文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。標(biāo)準(zhǔn)化體系分為兩個(gè)層次:第1個(gè)是數(shù)據(jù)輸入的標(biāo)準(zhǔn)化格式。標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子文檔數(shù)據(jù)提高了工作人員對(duì)于數(shù)據(jù)輸入的效力,同時(shí)也利于工作人員對(duì)于海量標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)深層次的發(fā)掘。第2個(gè)是企業(yè)文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。工作人員嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)化流程辦事,落實(shí)流程各個(gè)階段的責(zé)任,避免文檔泄密與丟失等其他突發(fā)事件。知識(shí)管理平臺(tái)是企業(yè)檔案管理的核心,它的前端是企業(yè)搜集的文檔經(jīng)由標(biāo)準(zhǔn)化處理的數(shù)據(jù),后端是面向用戶的開放性信息平臺(tái)。知識(shí)管理平臺(tái)的核心是數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù),數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)是大數(shù)據(jù)時(shí)期的1種數(shù)據(jù)處理技術(shù),它指從大量的、不完整的、有噪聲的、隱約的、隨機(jī)的實(shí)際利用數(shù)據(jù)中,提取隱含在其中的、人們事前不知道的、但又是潛伏有用的信息以及知識(shí)的進(jìn)程。數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)擅長(zhǎng)發(fā)現(xiàn)文檔海量信息中的精髓,有益于有效的知識(shí)管理,是實(shí)現(xiàn)知識(shí)發(fā)掘、知識(shí)同享、知識(shí)立異的途徑與法子。
四結(jié)語(yǔ)
跟著國(guó)有企業(yè)范圍的增長(zhǎng),文檔累計(jì)量愈來(lái)愈大,在必定程度上相符了大數(shù)據(jù)的數(shù)量大、多種類、高價(jià)值的特征。文章對(duì)于基于知識(shí)管理的文檔管理進(jìn)行文檔前段節(jié)制,篩選文檔并對(duì)于文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理,以便在知識(shí)管理平臺(tái)上,通過(guò)數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù),實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理、知識(shí)同享與知識(shí)立異。
