為了適應社會發展的需要，許多高校都將“地方性、應用性、綜合性”作為辦學定位，并且把培養“高層次的應用性人才”放在了辦學目標的首位。顯然，這一目標的實現需要大批德才兼備的專任教師隊伍，然而擁有一支高素質、高效率的教學管理隊伍也是必不可少的。而高校教學秘書作為教學管理機制中最基層的一環，在高校日常事務處理中，起著不可或缺的作用。他們即是高校教學管理的具體執行者和實施者，又是各項教學活動的組織者和安排者，同時也是高校教務部門與教學單位之間、教師與教師之間、教師與學生之間開展教學活動的橋梁，是具體教學運行工作的執行者。因此，教學秘書工作質量直接影響著高校教學管理水平及教學質量。當高校逐步重視內涵方面的建設，使教學秘書工作顯得越來越突出和重要。為了適應高等教育形勢的變化和高校發展的客觀需要，教學秘書應該明晰在高校教學管理中的角色定位，并據此培養和提高適應此工作的能力，進一步提高工作效率，使教學管理工作規范化，促使教學秘書隊伍整體建設。
教學秘書在高校教學管理中是一個非常平凡的工作崗位，但也是高校教學管理工作的一個重要鏈接，是教務處和各系部之間教學工作的橋梁，是鏈接系部和教師工作的紐帶。教務處對學院的教學組織和實施，基本都是通過教學秘書下達，執行和反饋，而教師教學的信息與需求也是通過教學秘書收集和上達的，教學秘書如果沒有銜接好，必然影響學校的正常教學次序，因此教學秘書工作的重要性就體現出來。在高校管理工作中，教學秘書就要承擔以下幾個角色：
(一)組織協調服務中以藝術家的角色去定位
教學秘書是高校管理職能機構的工作人員，履行著管理服務層的職能，不但需要同教務處的領導及學院其他領導的接觸，還需要同下面各任課教師的接觸，是介于個教學主題之間、學院教務處和院系主管領導、教師和學生自己開展教學活動的橋梁和紐帶。因此教學秘書應該尤其強調接人待物的藝術，同時也是提高工作效率的'藝術。教學秘書在與任課教師溝通的時候需要有服務意識，管理為教學而服務。科學與藝術相結合，在工作中使用富有創造性的方法，幫助教務處與學院之間的上傳下達做好協調工作，掃除各種溝通障礙。對待領導下達的工作，需要找準自己的位置，心細膽大，一絲不茍地做好自己的本質工作。對待任課教師，必須加強他們之間的團結，增強凝聚力。當然教學秘書實際工作也會接觸到學生干部，與他們溝通順暢，也能協助將教務處分派給各專業的工作做好。因此在實際工作中，高校教學秘書也扮演著藝術家的角色。
(二)基層日常教學中以科學管理者的角色去定位
教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，這些都是作為教學秘書的工作職責，是教學管理者最基本的角色。教學秘書需要對學校下發的各類文件資料、學生成績、試卷檔案、學科建設等資料進行內容上的分類管理，做好在電腦上的備份留檔工作，以及紙質文檔的保存共工作。這些材料需要分門別類，有條不紊，不可雜亂無章，以便下次需要時候能及時地找到。同時教學秘書還需要安排期中期末等各類考試的時間，合理安排考務等;以及教師調停課，督促教師按時上課、不出現遲到或者拖延課堂的情況;到期末結束的時候，還需要結算各任課教師的超額課時補貼等。因此教學秘書需要對教學資源進行優化配置、對教學工作整體策劃、對工作行為嚴格管理，才能使學校教學工作得以正常進行，所以教學秘書在基層日常教學中以科學管理者的角色來定位的。
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