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一、中小企業(yè)行政管理中的主要問題
(一)輕“法”制，重“人”制中小企業(yè)普遍存在規(guī)章制度不健全、不完善或執(zhí)行不到位的問題，企業(yè)負責人或老板說了算的“長官意志”現(xiàn)象十分普遍。企業(yè)內部沒有建立嚴密的內控體系，在崗位職責、部門分工、授權管理等方面程序欠缺，憑借“長官意志”進行管理，即使簡單的內控架構也形同虛設，給企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展埋下隱患。
(二)管理能力與管理要求不匹配目前，多數(shù)中小企業(yè)未將聘請職業(yè)經(jīng)理人納入人力資源計劃，企業(yè)實際控制者基本是白手起家的原始創(chuàng)建者，高管層大部分是與創(chuàng)建者有密切關系的家族成員。這些企業(yè)決策者更多的是憑借自身的經(jīng)驗進行決策，企業(yè)資源的配置更傾向于提高企業(yè)當期利潤，對于建立內控體系、培養(yǎng)員工隊伍等長效機制建設往往忽視，同時任人唯親等傳統(tǒng)用人理念也將大部分職業(yè)管理人才擋在門外。企業(yè)發(fā)展速度越快、規(guī)模越大，這種管理能力的短板效應越顯著。
(三)未建立完善的行政管理體系大部分中小企業(yè)未建立完善的行政管理體系，日常管理職能局限在文書檔案管理、考勤用車管理、食堂安保管理等具體行政事務，這是一種帶有明顯的計劃經(jīng)濟色彩的機關管理模式。這種管理模式使各種事務性工作成為行政管理的主要內容，而涉及制度建設、員工培養(yǎng)、企業(yè)文化等體系要素極度缺失。這種管理模式的局限性，導致行政管理應該具有的服務、管理、協(xié)調三大功能無法得到充分發(fā)揮。
(四)行政管理與實際工作未實現(xiàn)有效銜接目前在中小企業(yè)中存在的帶有明顯的計劃經(jīng)濟色彩的機關管理模式，直接導致大部分行政管理人員仍存在機關習氣和作風。這些管理人員不深入實際，對企業(yè)業(yè)務不熟悉、不了解，搞形式主義、公文旅行，所下發(fā)的制度辦法沒有可操作性，行政管理效率極低。
二、解決問題的對策
中小企業(yè)行政管理中存在的問題和企業(yè)經(jīng)營中的其他問題一樣，如果不能及時得到解決將直接影響企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，我們建議在對企業(yè)自身實際情況進行基礎調研的前提下，從內控體系、管理流程、隊伍建設、企業(yè)文化等方面入手，針對問題制定相應的解決對策并組織實施。
(一)建立完善的行政管理體系企業(yè)行政管理體系的構建應包括行政架構、內控制度和執(zhí)行監(jiān)督三方面內容。行政架構要根據(jù)定崗、定員、定編的“三定”方案，明確行政管理的部門、部門內設崗位、部門與崗位職能、溝通報告渠道，做到權、責清晰。內控制度要覆蓋管理全流程，每一個環(huán)節(jié)均有章可循、有規(guī)可依。執(zhí)行監(jiān)督職責是督導工作規(guī)范開展，保障制度要求落到實處。
(二)建立實用高效的管理流程在建立完善的行政管理體系的基礎上，要逐步解決企業(yè)負責人或老板說了算的“長官意志”問題。企業(yè)內部要嚴格按照授權權限和權項履行決策審批程序，按照分工與職責進行管理。中小企業(yè)個體差異懸殊，切忌照搬其他企業(yè)的管理模式，而應結合本企業(yè)的實際不斷評估現(xiàn)有流程并根據(jù)評價結果進行改進，促進流程趨向規(guī)范、實用、高效，為服務生產(chǎn)與經(jīng)營提供保障。
(三)培養(yǎng)高素質的員工隊伍二十一世紀最寶貴的是人才，對于中小企業(yè)來講最難求的也是高素質的`員工。中小企業(yè)管理者要對行政管理工作引起高度重視，致力于改變目前行政管理部門和崗位的員工工資待遇偏低、崗位調整頻繁的現(xiàn)狀，加大行政管理的人力資本投入，吸引高端人才，保證人員的相對穩(wěn)定，促進管理崗位人員規(guī)范深入開展相關工作。在員工隊伍梯隊建設中，要加強分層次的崗位培訓，逐步提高各崗位員工的專業(yè)水平和執(zhí)行力，滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要。
(四)建設優(yōu)秀的企業(yè)文化相對于大型企業(yè)而言，中小企業(yè)更依賴人性化管理，高層管理者要對企業(yè)文化的建設給予充分重視。
一是建設具有凝聚力和吸引力的企業(yè)文化,高層管理者在制定企業(yè)目標時既要符合企業(yè)的利益，又要符合絕大多數(shù)員工個人的利益，即確立一個企業(yè)與個人雙贏的目標，同時通過多種方式和途徑關心員工，提高員工的歸屬感和責任感。
優(yōu)秀的企業(yè)文化逐漸形成后，對內將具有凝聚力、向心力和約束力，對外將形成對合作伙伴和高端人才的吸引力，從而將大幅提高企業(yè)的核心競爭力。
二是建設具有導向和激勵作用的企業(yè)文化，高層管理者要從自身做起，倡導培養(yǎng)企業(yè)核心價值觀與企業(yè)精神，為企業(yè)和員工提供方向和方法，讓員工自發(fā)的去遵從，把企業(yè)與個人的意愿和遠景統(tǒng)一起來，增強企業(yè)的整體執(zhí)行力。
三是建設具有規(guī)范約束作用的企業(yè)文化，讓員工明白自己行為中哪些不該做、不能做，通過這種“軟約束”促進員工從“要我合規(guī)”向“我要合規(guī)”轉變，實現(xiàn)從被動合規(guī)向主動合規(guī)的質的飛躍。
