轉接電話拿著話筒和放下話筒一個樣
很多人在拿著話筒時,通常會比較注意自己的語言,會說“您找哪位?請您稍等。”放下電話找人時,往往忘了對方也能聽見,變得隨心所欲,就像前面案例中所說的,變成了“是個男的”,或者說“一個有外地口音的人”,“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當對方在電話里聽到這些形容方式時,會感到不愉快。因此轉接時,要同樣用客氣的方式叫人,或者應該用手捂上話筒,注意隔音。
做好電話記錄
如果對方要找的人不在,要盡量做好電話記錄工作。記錄內容包括什么人、什么時間打的電話、大概是要說什么事(如果對方不愿意不必強問)、對方有什么要求(一看到字條馬上回電話,還是晚上再打電話等)。通常很多人在轉接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單,只有一個姓和一個電話號碼,這樣對方要找的人工作繁忙的話,這種電話可能得不到及時回復。
確認對方姓名身份盡量用褒義詞語
替人轉接電話,確認對方姓名時,盡量要用褒義詞語。不要脫口而出,用習慣用語去確認對方的姓名。比如“您姓孫,是孫子的孫嗎?”“您姓冷,是冷淡的冷嗎?”諸如此類,讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的.冷嗎?”在記錄對方電話號碼時,則一定要重復,以免記錯。
未經要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方
轉接電話時,如果來電者要找的人不在,對方詢問手機號碼時,轉接者一定要經過要接電話者同意才能把手機號碼告訴對方。否則可能嚴重干擾到要接電話者的工作或生活。
講究口德不亂傳閑話
如果轉接到了一個敏感人物的電話,比如大家懷疑某某跟某某有特殊關系,恰好某某打電話找某某時被你接到了,這種時候千萬不要捕風捉影,不要去轉告第三人“誰給誰來電話了”,更不能在旁邊偷聽對方的電話內容。不論是緋聞還是面對關系過于緊密的上下級,接電話者都不能妄自猜測,隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子,隨意猜測傳播嚴重破壞了正常的人際關系。
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