文件管理制度

2024-10-01 管理制度

　　在社會發展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度1

　　前言：

　　為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經營管理，提高公司素質，確保量值傳遞準確，保證公司產品質量和降低物質消耗，提高經濟效益，特制定本管理制度。

　　1.計量組織及人員職責

　　1.1計量組織

　　本公司計量工作在管理者代表的領導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。

　　1.2人員職責

　　1.2.1計量工作分管領導職責

　　負責公司計量工作的全面領導；

　　負責國家有關計量法律法規在公司的貫徹落實；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。

　　1.2.2品管科負責人

　　負責公司計量工作的具體領導；負責編制公司計量管理制度；

　　負責督促公司計量管理制度的有效實施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；

　　負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負責計量檢測點的確定并確保進行相應的計量檢測。

　　1.2.3品管科計量員

　　負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；

　　負責組織計量器具的送檢；

　　負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車間班組兼職計量員

　　負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實公司計量管理制度；

　　負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態良好；

　　負責計量管理相關記錄的收集/整理/保管。

　　2.計量器具采購/入庫/流轉

　　2.1計量器具的采購

　　2.1.1請購

　　各部門根據實際需求提出計量器具采購申請，由部門負責人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經理核準，最后交由采購部執行采購。

　　2.1.2計量器具生產/供應廠家的選擇及采購執行

　　采購部接到經批準的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產廠家，計量器具生產廠家要有生產許可證，且在其生產的器具或包裝上有明確的標識。同時具備質量保證能力和售后服務能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實物并查看相關說明書，了解生產廠家資格，比對價格等，確認符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調研、詢價，綜合評估然后選定一家質量保證、價格合理的生產/供應廠商報總經理批準再落單訂貨，如需與廠商進行技術談判應請專業人員參加，就計量器具的性能、品質、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協議，報總經理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。

　　2.2計量器具的入庫

　　2.2.1計量器具的驗收

　　計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專業人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：

　　A.隨機資料和備件是否齊全；

　　B.設備狀態是否正常；

　　C.按設備說明書或相關作業指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協商作退貨處理或其它妥善的解決方式。

　　2.2.2計量器具的編號/臺帳

　　計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。

　　2.2.3計量器具的入庫

　　計量器具驗收合格后，采購部將發票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務有權拒絕報銷。

　　2.3計量器具的流轉

　　2.3.1計量器具的領用

　　計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領用。領用時使用單位需填寫《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。

　　2.3.2計量器具的`流轉

　　2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業務的調整，需對公司計量器具進行調配時，由品管科提出方案，經管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。

　　2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經品管科負責人同意和管理者代表或總經理批準，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態。必要時需進行校準/檢定后才能使用。

　　3.計量器具的檢定/校準

　　3.1計量器具的分類

　　根據計量器具的應用范圍，對計量器具進行分類管理,本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。

　　3.1.1用于產品質量檢驗、貿易結算、環境安全衛生計量檢測和公司同類計量最高標準的計量器具為A類；

　　3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類；

　　3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。

　　3.2計量器具的檢定/校準

　　3.2.1臨時檢定/校準

　　有下列情形之一時，計量器具的使用部門應提出臨時檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；

　　固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產生懷疑時。

　　3.2.2周期檢定/校準

　　3.2.2.1檢定/校準方式

　　1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進行檢定；

　　2）B類計量器具由品管科進行內部校準；

　　3）C類計量器具可以免校。

　　3.2.2.2檢定/校準計劃

　　品管科根據計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經管理者代表審批后分發相關部門。3.2.2.3檢定/校準的執行

　　1）外校

　　a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外校”，則由品管科統籌安排，聯系條件符合的機構，洽談檢定/校準時間和方式（送檢或由檢定機構來公司檢定），由其執行檢定。

　　b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態。

　　2）內校

　　a）屬于“內校”的計量器具，由品管科執行校準，校準時需嚴格按計量器具的內校規程進行，并做好內校記錄。

　　b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態。

　　3.2.2.4檢定/校準不合格的處理

　　1）由品管科貼上不準使用標識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經品管科確認、管理者代表或總經理批準后予以報廢。

　　2）對使用該不合格計量器具測量的產品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。

　　4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養

　　4.1計量器具應按其使用說明書的要求貯存于合適的環境中。4.2搬移計量器具時，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進行檢查確認，必要時要經過檢定/校準合格后再繼續使用。

　　4.3凡投入使用的A、B類的計量器具必須經過檢定/校準合格，而且在有效期內，C類計量器具也需由品管科對其狀態進行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進行操作，無關人員不得擅自使用。發現計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專業人員進行處理。

　　4.5計量器具使用部門和人員要經常對計量器具進行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。

　　5.計量檢測

　　5.1項目工程師負責對每個產品制定工藝規范、原材料標準、產品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產品質量指標，品管科確認計量“檢測點”并配置相應的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。

　　5.2原材料進廠、生產領料、生產投料、產品分裝、產品出廠必須進行嚴格的計量，而且要填寫相應的進倉單、領料單、投料記錄、產品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。

　　5.3生產/生活用電、用水、用油要通過相應的計量器具進行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產品成本的正確核算。

　　5.4環境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關監測機構進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。

　　5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。

　　6.計量監督管理

　　6.1現場品管員每天對車間使用的計量器具的準確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。

　　6.2品管科負責對實驗室使用的計量器具的準確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時進行處理。

　　6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發現異常及時處理。

　　6.4現場品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時檢查實際包裝重量與標識的符合性，發現異常及時處理。

　　6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。

　　7.計量檔案資料管理

　　計量檔案資料包括相關計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環境、標識方法進行管理。

文件管理制度2

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的'文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

文件管理制度3

　　機要文件管理制度的重要性不言而喻。

　　一方面，它保護企業的核心競爭力，防止商業秘密外泄，維護公司的經濟利益。

　　另一方面，它確保信息的準確性和一致性，避免因錯誤或誤導性的信息導致的'決策失誤。

　　此外，遵守相關法規，避免因信息管理不當引發的法律風險，也是制度實施的關鍵。

文件管理制度4

　　（一）目的

　　建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務,規范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規定。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于公司的文件、檔案管理。

　　（三）規范性引用文件

　　《中華人民共和國安全生產法》

　　《中華人民共和國檔案法》

　　（四）職責

　　1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

　　2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

　　（五）管理要求

　　1.檔案管理范圍

　　1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

　　1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。

　　2.保管事項

　　2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

　　2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

　　2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。

　　2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。

　　2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

　　2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

　　2.7案資料的保管和存放應科學、規范，便于查找。

　　3.歸檔時間

　　3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

　　3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。

　　3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

　　5.安全檔案的借閱

　　5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。

　　5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。

　　5.3公司重要的`文件、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。

　　5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。

　　5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。

　　5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。

　　5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。

　　6.保密事項

　　6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

　　6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放

　　6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

　　6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。

　　6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。

　　6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。

　　6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。

　　6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。

　　6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

　　6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。

　　7.修改、補充事項

　　7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

　　7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。

　　8.銷毀

　　8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

　　8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

　　8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。

　　8.4銷毀時要進行監銷。

　　經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并再銷毀清單上詳細注明。

　　8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

　　對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關法律法規和總公司相關規定，特制定本制度。

　　第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

　　第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。

　　第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。

　　第二章保密范圍和密級確定

　　第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：

　　1、公司重大決策中需保密的事項；

　　2、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；

　　3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；

　　4、公司內部掌握的合同、協議及重要會議記錄；

　　5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；

　　6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；

　　7、工藝技術中涉及重要工藝技術環節的內部資料；

　　8、生產運行過程中產生的需內部掌握的資料；

　　9、銷售活動中涉及用戶的內部信息資料；

　　10、經公司黨政聯席會和經理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

　　第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。

　　第八條保密級別的確定

　　1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；

　　2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；

　　3、公司人事檔案、各類合同及協議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環節的資料、生產運行中產生的需內部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。

　　第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

　　第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。

　　第三章保密措施

　　第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的'制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據文件的密級程度由相關歸口部門負責。

　　第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：

　　1、非經總經理批準，不得借閱、復制和摘抄；

　　2、經總經理批準收發、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。

　　第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經理批準后方可提供。

　　第十四條召開和舉辦屬于公司保密內容的會議和其他活動，根據密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：

　　1、選擇具備保密條件的會議場所；

　　2、根據需要限定參加會議人員的范圍，或根據會議密級程度指定參會人員；

　　3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；

　　4、確定會議內容的傳達范圍。

　　第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

　　第十六條公司員工發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經理，并及時采取相應措施進行處理。

　　第四章責任與懲罰

　　第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協議，并根據協議要求嚴格遵守相關規定。

　　第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：

　　1、違反保密協議相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；

　　2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經濟損失的。

　　第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經濟損失：

　　1、違反保密協議相關規定，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違規提供公司秘密的；

　　5、利用職權強制他人違反保密規定的。

　　第五章附則

　　第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第二十一條本制度自下發之日起執行。

文件管理制度6

　　監理文件管理制度對于項目的順利實施至關重要，它：

　　1、保證信息的準確傳遞：避免因文件管理混亂導致的信息錯漏和延誤。

　　2、提升工作效率：通過標準化流程，提高文件處理的`速度和效率。

　　3、保障項目質量：確保監理工作依據準確無誤的文件進行，防止質量問題。

　　4、防范風險：良好的文件管理能減少法律糾紛，保護公司利益。

　　5、促進知識積累：通過有序的文件歸檔，積累項目經驗和知識。

文件管理制度7

　　文件的收發、閱批、執行、催辦工作是醫院實施有效行政管理的'重要途徑,各級領導和部門必須執行如下規定:

　　1、由上級機關下發的各類行政、政工、醫療科研教學和后勤等方面的下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。

　　2、醫院辦公室主任負責對各類收文的審閱,并按文件性質送有關主管領導或部門傳閱和執行。院級領導批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。

　　3、各職能部門對院領導批示文件應在規定時間抓好落實,落實后應將執行情況與原文件一并返回院辦。

　　4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執行過程中的督促、檢查,有權對延誤工作的部門提出批評。

　　5、執行文件批轉過程中的簽收、注銷規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領導提出處理意見。

　　6、各類文件在批轉過程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。

文件管理制度8

　　管理文件管理制度是企業運營中不可或缺的一環，它涉及到企業內部信息的組織、存儲、檢索和處理。主要內容包括：

　　1、文件分類與編碼：建立一套清晰的.文件分類體系，對各類文件進行編號，便于識別和管理。

　　2、文件生命周期管理：涵蓋文件的創建、審批、存儲、使用、更新、廢棄等全過程。

　　3、權限控制：設定不同層級員工對文件的訪問、修改和刪除權限。

　　4、文件安全與保護：確保文件的安全性，防止未經授權的訪問和泄露。

　　5、電子化管理：推動紙質文件向電子化轉變，提高效率，降低存儲成本。

　　6、文件歸檔與備份：定期對重要文件進行歸檔和備份，以備不時之需。

　　7、文件審計與合規：確保文件管理符合企業政策和法律法規要求。

　　內容概述：

　　1、制度建設：制定詳盡的文件管理政策和操作規程，明確責任分工。

　　2、技術支持：選擇合適的文件管理系統，如文檔管理系統（dms）等，以技術支持制度實施。

　　3、培訓與教育：對員工進行文件管理培訓，提升其文件管理意識和技能。

　　4、監控與評估：定期對文件管理效果進行檢查和評估，及時調整策略。

　　5、持續改進：根據業務發展和法規變化，不斷優化文件管理制度。

文件管理制度9

　　體系文件管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1. 提升效率：通過標準化流程，減少錯誤，提高工作效率。

　　2. 保證質量：確保產品和服務的.質量穩定，滿足客戶期望。

　　3. 風險管理：預防潛在問題，降低法律風險和聲譽風險。

　　4. 促進溝通：明確的職責和流程有助于部門間的溝通和協作。

　　5. 支持審計：為外部審計提供證據，證明企業的合規性和透明度。

文件管理制度10

　　技術文件是企業技術知識和經驗的重要載體，其管理制度的重要性不言而喻：

　　1. 知識傳承：通過規范化的文件，確保技術知識和經驗的`積累與傳承。

　　2. 操作指南：為員工提供清晰的操作指引，提高工作效率。

　　3. 質量保證：確保產品和服務的質量符合設計和規范要求。

　　4. 法規遵從：滿足行業法規和標準對技術文件的要求，避免法律風險。

　　5. 內部溝通：促進部門間的信息共享，減少誤解和沖突。

文件管理制度11

　　1. 提高效率：清晰的文件制度能減少尋找文件的時間，提高工作效率。

　　2. 保證質量：通過審批流程確保文件內容的準確性和完整性，降低錯誤發生的可能性。

　　3. 防范風險：嚴格的`文件管理能防止敏感信息泄露，保護企業利益。

　　4. 促進合規：符合行業標準和法規要求的文件制度，有助于企業在審計和檢查中順利過關。

　　5. 傳承知識：完善的文件存儲和歸檔，有助于企業知識的積累和傳承。

文件管理制度12

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條根據文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。

　　第三條公文的簽收

　　1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條公文的編號保管

　　辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。第五條公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第六條文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。

　　6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　第七條發文的規定

　　1.單位上報下發正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發送工作聯系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，方可擬定發文。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　第八條發文的范圍：

　　1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文范圍。

　　2.集團或各分公司辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；

　　(5)發布有關獎懲決定和通報；

　　(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(7)其他有關重大事項；

　　3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

　　第九條發文程序規定：

　　1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；

　　2.集團或各分公司辦公室同意發文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

　　4.文稿擬好后，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。

　　5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送相關領導審定批準簽發；

　　10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室打印；

　　11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文秘分發并檢查發文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。

　　第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：

　　(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)公司及部門各種會議記錄；

　　(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；

　　(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的'文件、資料及本單位在會上匯報材料等；

　　(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)工作日志和公司大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五條文件的時效性

　　是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。第十六條文件銷毀流程

　　對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。第十七條文件銷毀要求

　　經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。

文件管理制度13

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發程序

　　1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的`文件,則由承辦部門按規定辦理。

　　5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

　　6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

文件管理制度14

　　物業公司文件檔案管理制度

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業務文件:公司各項對外服務的'內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。