工作從時間安排入手而非從計劃開始

2021-06-19 工作計劃

　　卓有成效的領導者并非沒有弱點。比如，他們在行動力上可能比自己下屬的員工稍弱一點，優秀的領導者往往精于頭腦的運轉，站在山頂策劃全局。但是，這正是他比你強大之處。當一件事擺上日程時，他并不會急于工作和做計劃，而是從時間安排上著手，最大地優化效率和利用時間。

　　這與一些人的常識是相悖的。許多人覺得，一件事放在面前，重要的是馬上去做。不行動是不行的，不計劃更不可以。如果你重復這個道理一百遍，它就堅定不移地成了你的人生信仰，你確信這是真理。但我告訴你，你錯了。面對一件事，最重要的不是行動和計劃，而是安排時間。

　　你首先要了解，應該由自己支配的全部時間是一種什么概念，然后考慮這些時間要如何使用。最后再根據需要重新安排，把那些既浪費時間而又不產生什么價值的工作取消掉。說白了，先考慮時間資源怎么安排，再去關注計劃，否則你的計劃很可能是一份無用的或者在行動開始后你才發現需要不斷地重新修訂的一個包袱。

　　你關注了時間，才能發現計劃的根本問題。如此一來，你就能夠將自己可以支配的很散碎的時間都組合起來，匯集成可以使用的時間單元。這是一名領導者展示效率的關鍵，他在這種細節的處理上體現出自己的情商能力，而不是制訂了一份多么偉大的計劃。

　　盧內斯作為紐約一家大機構的高級財務主管，他的心中十分清楚，自己在召集辦公室會議時浪費掉了多少寶貴的時間。不管會議的內容是什么，他每次都把全部的直系下屬叫來開會，每次的會議都會陷入冗長的拖沓中。前來參加會議的每一個人，他們非�？粗剡@次討論的'機會，總是抓住機會提出問題，每個人都要提出一兩個問題，煞有介事地嚴肅地討論，事實上這種問題往往與會議的議程毫不相干，卻沒完沒了地占用著會議的時間。

　　開始時他并未意識到問題的嚴重性，直到有一天，盧內斯問了一名下屬后才恍然大悟，察覺到這是多么嚴重的問題。當然，下屬們坦然承認這樣的會議非常無聊，既浪費時間，又對工作無所幫助。

　　盧內斯這時發現，自己辛苦制訂的計劃，并沒有在會議之后得以落實。他忽視了對時間的利用，最終在工作中受到了懲罰。

　　但是，當他意識到問題并決心改變時，事情就好辦了。盧內斯開始用一種新的方式來處理自己的管理工作。比如他先在下屬中傳閱一份打印通知，上面寫道：我已經邀請瑞恩、華萊士和洛克三位先生于星期三的下午兩點前來會議室，討論有關明年的預算撥款的事項，如果哪位在這方面有興趣，或想參加討論，歡迎前來參加會議。無論你是否參加會議，不久之后都會收到一份詳細的討論紀要，向你介紹會議所作出的決定，同時還會向你征求這些決定的意見。

　　他對會議的時間、參與者的時間都做了安排和分配。于是，原來由十多個人花半天時間研究的問題很快得到解決。最后他花了不到一個小時的時間，就把事情辦完了，而且滿足了每一名員工的實際心理需求。

　　我們在對時間的管理和安排過程中，要想制訂出一份理想的計劃，列舉出這一天中的活動內容是遠遠不夠的。你需要根據自身的情況，估算出你在可預計的一段時期內每項日程安排所需要的具體時間，再根據相應的時間的數量，對計劃進行安排。

　　在做這件事時，我們不能過高地估計自己的工作效率，將太多的事情安排在很短的時間內，擁擠不堪，你會發現工作無法進行下去，計劃不能順利地進行。

　　另外，你在進行時間安排的過程中，還有一種更為常見的可能性，就是你會發現每件事情都需要很長的時間，你不得不慷慨地把大段寶貴的時間分配出去，最后你發現時間根本不夠用，因為事情太難做了，這意味著你要找人分擔你的工作，招聘或者對能干的屬下進行授權。

　　假如你白天已經忙得要死，如果有可能的話，我建議你利用前一天晚上睡覺之前的時間來完成這項重要的工作。根據心理學的理論，這個時間段最利于做計劃，人們通常會在入睡之前將明天即將發生的事情在大腦中預演幾遍，以此確保自己已經做好了迎接新一天的準備，判斷、分析自己能在有限的時間做到和做好的事情，然后創造出一種心理上的潛在安全感，順利地進入睡眠。

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