展會活動邀請函

2020-09-08 邀請函

展會活動商務邀請函(信)結構與寫法

　　⒈　封面　通常展會活動商務邀請函的封面會顯示此商務函的性質。普通的商務邀請函(信)封面以展會活名稱、主題、主辦機構、時間、地點五項內容為主;而特殊的商務邀請函(信)。則在封面上只注明展會活動組織者或項目的名稱、收信機構或人員的相關信息并注明“通知、特函、”等字樣。

　　⒉　標題　由展會活動名稱和“邀請函(書)或(信)”組成。

　　展會活動名稱可以分為三個部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產品博覽會邀請函(信)、第十二屆中國國際機床機電展覽會邀請函(信)。

　　⒊　稱呼　邀請函的發送對象有三類情況：

　　(1)發送到單位的'邀請函，應當寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

　　⒋　正文　正文應逐項載明具體內容。

　　第一部分背景說明。寫明舉辦展會活動的背景和目的;

　　第二部分組織說明。對展會活動組織結構的進行介紹，包括的主辦者、協辦者、承辦者等;

　　第三部分是時間與地點。根據展會活動設定的舉辦日期、結束日期與舉辦城市、地點進行描述。

　　第四部分是展會活動的具體內容介紹。

　　主要包括了展會活動的展區劃分、展品設定、同期活動、展示服務、展會活動的特點、展會活動的收費標準等相關內容;第五部分聯絡信息。寫明聯系聯絡信息和聯絡方式，包括傳真、電話、郵箱、負責人等。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　⒌　回執　回執是被邀請方根據需要和可能而給予的一種反饋信息。通常展會活動的回執內容格式統一的展會組織者進行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動預定事項、參與人員信息、參與時報到信息說明等。

　　⒍　落款　展會活動邀請函的落款，通常是展會活動的組織機構名稱加蓋相關印章。如果是多家機構共同主辦或承辦，則由多家機構共同簽名蓋章。以證明此邀請函(信)的真實性與合法性。同時注明邀請函(信)的制作發布時間。

　　⒎　附件　附件是展會商務邀請函(信)的附屬資料，與商務邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括展會活動的相關說明、規定、制度、報展注意事項、人員信息表、服務內容等相關文件。附件是商務邀請函(信)不可分隔的一部分。

　　范文

尊敬的_展會負責人_：

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　　1. _______________________________________。

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　　組織單位：_______________________________________。

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