催款函標準格式

2024-10-13 信函

　　歡迎來到CN人才網，下面是小編為大家介紹催款函的格式與注意點，希望對大家有幫助!

　　催款函是一種催交款項的文書，是交款單位或個人在超過規定期限，未按時交付款項時使用的通知書。

　　寫作要點

　　通常來說，催款函要包括以下主要條款：

　　1.欠款單位的全稱和賬號;

　　2.欠款的原因;

　　3.欠款的時間;

　　4.欠款的金額;

　　5.發票號碼;

　　6.建議處理措施或意見。

　　注意事項

　　催款方在制作中應注意以下事項：

　　一、催款函應包括以下內容：

　　1、欠款方名稱2、欠款事項3、欠款時間4、欠款原因5、欠款金額6、發票編號

　　7、催款方的銀行賬號8、最后付款期限

　　二、催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：

　　1、催款方的聯系人2、聯系電話3、聯系地址

　　三、催款的語氣，根據催款性質不同，注意如下：

　　1、通知欠款方并告知付款時間將要到或已經到，讓對方企業準時付款。此時是通知性質，催促語氣不宜強烈。

　　2、欠款方未按時付款或已長時間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語氣比前者強烈，催款的內容、時間更為明確。

　　出于保持催款單位與欠款方的友好合作關系，催款函可以分階段發出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。

　　四、尾部寫明催款方的處理意見

　　在催款函尾部可以增加欠款方經催款函提醒仍不付款，催款方可根據相關規定(如合同約定、銀行規定)加收罰金，或是通過法律途徑解決付款事宜。

　　綜上，發送催款函的目的是向欠款方催收款項，在書寫過程中，催收方必須對催款函上的各項內容給予明確，尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最后付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。

　　作用

　　①查詢

　　催款函可以及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協調雙方的關系。

　　②催收

　　債權方為了加速資金流動以及合理周轉，擴大再生產，會對債務有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經濟損失。

　　③憑證

　　如果由于拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

　　結構

　　催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

　　(1)標題和編號

　　如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要注明編號，以便于查詢和聯系，并且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號

　　(2)名稱和賬號

　　催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

　　(3)催收內容

　　這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。

　　(4)處理意見

　　催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明：

　　①要求欠款戶說明拖欠的原因。

　　②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。

　　③再次逾期不歸還欠款將采取的罰金或其他措施。

　　(5)落款

　　寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，然后注明發文日期。

　　范文：

　　致************公司：

　　首先非常感謝貴公司與我司長期友好的合作，截至*****年**月**日，我公司帳面尚有貴公司欠款*********元(大寫人民幣**************)。按照與貴公司的有關合同協議的約定，貴公司應當在****年**月**日之前支付上述款項，但我公司至今仍未受到該筆款項。因此，特請貴公司能夠在近期內及時向我公司支付上述款項，如貴司仍不能按期支付，我司將按有關規定(或約定)向貴司追索欠款利息，甚至采取相關法律措施，屆時，貴公司可能要承擔訴訟而帶來的更大損失。

　　此致

　　敬禮

　　********公司

　　****年**月**日

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