一、慰問信的概念
慰問信是以組織或個人的名義向在某方面做出特殊貢獻或遇到意外損失，遇到巨大災難的集體或個人關切致意，表示問候同情的一種書信。慰問信是行政機關、企事業單位、社會團體或個人對工作中作出巨大貢獻、取得優異成績或遭遇天災人禍、蒙受重大損失的集體或個人表示安慰、問候、鼓勵和關切的專用信體。
二、慰問信有以下三個特點
(一)發文的公開性
慰問信可以直接寄給本人，但大多是以張貼、登報，在電臺、電視上播放的形式出現的。公開性是慰問信的一個特點。
(二)情感的溝通性、鼓舞性、慰問性
無論是對有突出貢獻者的慰問還是對遭遇困難者的慰問，情感的溝通是支撐慰問信的一個深層基礎。慰問正是通過這種或贊揚表達崇敬之情，或同情表達關切之意的方式來達成雙方的情感交流和相互理解的。節日的慰問，尤其是為某一群體而設的節日的慰問，更是起著相互溝通情感的作用。如“三八婦女節”、“教師節”等的節日慰問。
從慰問的對象內容上看，慰問信可分為三種類型。
(一)對做出貢獻的集體或個人的慰問
這類慰問主要針對那些承擔艱巨任務、作出了巨大貢獻甚至犧牲，取得了突出成績的先進個人或集體。如“慰問那些抗洪搶險的解放軍戰士”、“慰問保家衛國的邊防軍人”、“慰問春節期間仍堅守崗位的鐵路工人”等等。鼓勵他們戒驕戒躁，繼續前進。
(二)對遭受困難或蒙受損失的單位或個人的慰問
這類慰問常常是針對那些由于某種原因(如車禍、火災、地震、暴雨等)而暫時困難或蒙受了 巨大損失的集體或個人。對他們表示同情和安慰，鼓勵他們克服暫時的困難而加倍工作，以期盡早地改變現狀。如對災區人民的慰問，對老少邊區群眾的慰問。
(三)節日慰問
這是一種上級對下級，機關單位對支援群眾而進行的一種節日問候。一般表示對他們以前工作的肯定和贊揚。并祝福他們在今后的工作、學習、生活中心情舒暢，做出更大的成績。如 “春節慰問”、“教師節慰問”。
三、慰問信的書寫格式
慰問信通常有標題、抬頭、正文、結尾、落款五部分構成。
(一)標題
(二)抬頭(稱呼)
(三)正文
正文要另起一行，空兩格寫慰問的內容。慰問的正文一般由發文目的、慰問緣由或慰問事項 等幾部分構成。
1.發文目的
2.慰問緣由或慰問事項
(四)結尾
結尾表示共同的愿望和決心。接著寫祝愿的話，如“ 祝你們取得更大的成績。”、“祝節日愉快”等等，但“祝”字后面的話應另起一行，空兩格寫，不得連寫在上文末尾。
(五)落款
慰問信的落款要署上發文單位或發文個人的稱呼，并在署名右下方署上成文日期。
四、慰問信寫作應注意的事項
1.要向對方表示出無限親切、關懷的感情，使對方有一種溫暖如春的感覺。
2. 要較全面地概括對方的可貴精神，并提出希望，勉勵他們繼續努力工作，刻苦奮斗，取得勝利。
3.行文要誠懇、真切，措詞要恰切，篇幅要短小。
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