慰問信,是一種常見的向對方表示關懷、慰問的應用文。它是行政機關、企事業單位、社會團體或個人對工作中作出巨大貢獻、取得優異成績或者遭遇天災人禍、蒙受重大損失的集體或個人表示安慰、問候、鼓勵和關切的專用信體。從慰問的對象上看,慰問信可分為三種類型:
1.以作出貢獻的集體或個人為對象的慰問信。這類慰問信主要針對那些承擔艱巨任務、作出了巨大貢獻甚至犧牲,取得了突出成績的先進個人或集體,贊揚他們的功績和奉獻精神。如重大工程竣工之際,工程指揮部致建設者的慰問信;致春節期間仍堅守崗位的鐵路工人的慰問信,等等。
2.以遭受困難或蒙受損失的集體或個人為對象的慰問信。這類慰問信常常是針對那些由于某種原因(如地震、風雪、暴雨、干旱、蟲災等自然災害和車禍、戰爭、飛機失事等人為災害),而暫時困難或蒙受了巨大損失的集體或個人,對他們表示同情和安慰,鼓勵他們戰勝暫時的困難,加倍努力,以期盡早地改變現狀。如致地震災區人民的慰問信等等。
3.節日慰問信。在某些節日、紀念日之際,上級對下級、機關單位對支援群眾而進行的表達節日問候的慰問信。一般表示對他們以前工作的肯定和贊揚,并祝福他們在今后的工作、學習、生活中心情舒暢,做出更大的成績。如“三八”節致廣大婦女的慰問信,教師節致教職工的慰問信,等等。
慰問信是一種在日常生活中廣泛應用的事務文書。它具有以下三方面的特征:一是發文的公開性。慰問對象大多數情況下是單位或某一群體,慰問信一般是以張貼、登報,在電臺、電視上播放的形式出現的,不但表達對被慰問對象的關切、致意,同時借以引起社會的關心、關注。二是情感的溝通性。無論是對有突出貢獻者的慰問還是對遭遇困難者的慰問,情感的溝通是支撐慰問信的一個深層基礎。慰問正是通過這種或贊揚表達崇敬之情,或同情表達關切之意的方式,來達成雙方的情感交流和相互理解的。三是行文的真摯性。慰問信行文要誠懇、真切,措詞要恰當,切忌空洞乏味,無真情實感。應向對方表示出無限親切、關懷的感情,使對方有一種溫暖如春的感覺;或鼓勵慰問對象再接再厲,克服困難,積極向上。
慰問信是一種書信體應用文,同其他書信文體一樣,包括標題、稱謂、正文、結尾、落款和日期幾個部分:
1.標題。通常由以下三種方式構成:一是單獨由文種名稱組成,如《慰問信》;二是由慰問對象和文種名共同組成,如《致參加抗震救災護士的慰問信》;三是由慰問雙方和文種名共同組成,如《中華預防醫學會致全國奮戰在抗擊非典型肺炎第一線的各級疾病預防控制中心同志們的慰問信》。
2.稱謂。在標題下空一行,頂格寫上慰問對象的單位名稱或個人的姓名,后加冒號。如果是寫給個人的,姓名之前可加“敬愛的”、“尊敬的”等字樣,之后可加“同志”、“先生”等,以表示尊重。
3.正文。另起行,空兩格寫正文。它一般應包括以下三方面內容:一是發文目的,即寫慰問信的原因。應開宗明義,用簡潔的話說明寫信的原因,交代清楚是代表何人向何集體表示慰問。
例如,《致全國公安教育系統全體同志的慰問信》關于慰問緣由的.表述:“多年來,廣大公安教育工作者忠誠黨的教育事業,立足本職,愛崗敬業,無私奉獻,扎實工作,為公安隊伍建設做出了重要貢獻。特別是近年來,公安教育戰線在‘三個代表’重要思想指引下,認真貫徹實施科教強警戰略,緊緊圍繞公安工作和隊伍建設,積極研究和探索,大力加強對廣大公安民警的教育培訓工作,為提高公安隊伍的整體素質和戰斗力,促進各項公安保衛任務的順利完成奠定了堅實的基礎。廣大公安民警感謝你們,公安部黨委感謝你們!”三是表達希望與感受。結合形勢和任務,具體表明對慰問對象的希望、問候、鼓勵以及關切,勉勵慰問對象再接再厲,取得新成績,或鼓勵對方戰勝困難等。如《致全國公安教育系統全體同志的慰問信》結尾:“廣大教師和教育工作者肩負著為共和國培養忠誠衛士的神圣職責。希望你們以‘三個代表’重要思想為指導,適應建設強大的公安隊伍的需要,不斷改革和加強公安教育訓練工作,提高教育訓練水平。要加強學習,不斷充實自己,積極參加公安業務實踐,拓展視野,提高教學和科研水平。要緊密圍繞新時期公安工作與隊伍建設實際,加強對重大理論與實踐問題的研究,為公安工作與隊伍建設提供理論支持。要繼續保持和發揚過去的優良傳統,為人師表,嚴謹治學,艱苦奮斗,爭創一流,為開創公安教育工作的新局面,為公安工作和公安隊伍建設做出新的更大的貢獻!”