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會議通知的格式

2020-11-10 通知

  導語:有關會議通知的格式,大家有必要清楚。以下是有關會議通知的格式,供各位閱讀和參考。

  用正式公文下發通知的會議,往往比較重要。寫作的原則是:明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素,在行動上知道接下來該怎么做。下圖中的通知既沒有主送單位,有沒有明確的參會人員,應該避免。

  簡明的會議通知應包含如下元素:召開會議的.單位、會議主要內容,會議時間、地點、參加會議的人員等。這類會議通知,往往用一段話把以上要素包括在內即可。

  還有一些比較正規、重要、議程較多的會議,往往還要明確參會人員的報到時間、地點、食宿安排等,有的還要寫明會議的中心議題、主要議程,需要參會人員做什么準備等等。這類會議通知,往往在一個自然段里寫不清楚,比較凌亂,可以分為幾個要點來寫。如:一、會議內容;二、時間及地點;三、參會人員;四、注意事項等等。

  在格式上。正文前要頂格寫通知發往的單位,正文后要注明會議組織者的聯系電話。最后落款,注明發文單位、日期,有時要蓋章,以示嚴肅、正式。如下圖——

  有的會議需要參會人員提交回執,可以在附件中規定回執格式,一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務或職稱、性別、民族,抵離會議城市的時間、航班、車次,是否需接站及其他要求等。有時為了便于外地人員參會,還要附帶報到地點的交通路線、位置示意圖等。

  注意事項

  應提前將通知下發相關單位、人員。一般會議提前兩三天,重要大型的會議,需要提前一周乃至半月制發會議通知。

  會議通知的目的是讓相關人員能夠順利參會,內容要令人一目了然,不缺項漏項,使人不知所措。

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