書信是相隔較遠，暫時見不到面的人們相互交流情感與思想的工具。書信擁有悠久的歷史且世界各國的人們都有使用。書信在人類的交流與溝通的歷史上占有重要地位。在手機，電話與電腦這些簡單快捷的交流工具遍布全球的今天，仍有一部分人情愿使用書信來互通信息。
5.1.1 信頭（Heading）
信頭是指發信人的地址和日期，通常寫在第一頁的右上角。行首可以齊頭寫，也可以逐行縮進寫。地址的書寫順序由小到大：門牌號、街道、城市、省（州）、郵編、國名，最后寫發信日期。私人信件一般只寫寄信日期即可。例如：
123 Tianhe Road
Tianhe District
Guangzhou 510620
Guangdong Province
P. R. C.
Jan. 8, 2010
5.1.2 信內地址（Inside Address）
信內地址要寫收信人的姓名和地址。在公務信件中要寫明這一項，在私人信件中，這一項常常省略。該項寫在寫信日期下一行的左上角，格式與寄信人地址一樣。
5.1.3 稱呼（Salutation）
稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。在稱呼后，英國人常用逗號，美國人則常用冒號。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：
Dear Professor/Prof. Bergen:
Dear Dr. Johnson,
對不相識的人可按性別稱呼：
Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。
如果不知收信人的性別則可用Dear Sir or Madam:
5.1.4 正文（Body of Letter）
正文是書信的主體。與中文信件不同的是，英文書信的正文的開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接說明寫信人的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以必要的解釋或說明。英文書信陳述目的時，應該直截了當，意思明確，層次清楚，言簡意賅。
書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語。一般說來，人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，并表明自己寫信的主要目的。
5.1.5 結尾禮詞（Complimentary Close）
公務信件的結尾禮詞包含兩部分：發信人的結尾套語與署名。結尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾后面要加逗號。在公務信件中，發信人常用的結尾套語有：
Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。
私人信件中，發信人常用的結尾套語有：
Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。
5.1.6 簽名（Signature）
寫信人的簽名常位于結尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名常常較潦草，不易辨認，因此在簽名的正下方須打印出全名。
英文書信
Dear Mr. Smith,
Congratulations on your firm’s recent(近來的) selection to design and print media advertisements for the Beijing Municipal Government.We learned of your success at our convention in Shanghai last month.
We have long believed that the success of individual franchises is directly linked to the healthy growth of the industry(生產制造) at large. We can think of no better firm to help our industry achieve wide recognition than your company.
We have followed your success in promoting other associations(協會) such as soft drinks, snack foods and recycling. Your “Dream Vision 20XX” ads for the bottling industry were both inspirational and effective in raising consumer awareness, and we look for similar positive responses(答復) to this business with the Beijing Municipal Government.
Again, accept our warm congratulations on your selection. We look forward to seeing the results of the survey you conducted(進行) during our convention.
Sincerely yours
Leonardo Chen
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