一把“事兒”搞透
“事兒”，也就是事情，關(guān)鍵要研究透、協(xié)調(diào)好。這是請(qǐng)示、報(bào)告寫作最難的方面，需要較長(zhǎng)時(shí)間實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，很多時(shí)候還需要下相當(dāng)大的功夫。社會(huì)上很多公文寫作教材往往忽略這個(gè)方面，讓很多初學(xué)者誤以為懂點(diǎn)中文知識(shí)、學(xué)點(diǎn)寫作技巧就可以把公文寫好，這是一個(gè)很大的誤區(qū)。文稿的本質(zhì)是“事兒”不是“字兒”，這是寫公文必須時(shí)刻牢記的一個(gè)基本道理。
“事兒”是請(qǐng)示之本。寫請(qǐng)示，不管是簡(jiǎn)單的還是復(fù)雜的，最首要、最根本的，還是要把相關(guān)的事情弄懂弄通。比如某項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)安排方案的請(qǐng)示。僅僅自己坐在辦公室苦思冥想，是絕對(duì)寫不出來的。事先必須透徹研究有關(guān)情況，并與有關(guān)各方搞好溝通銜接。會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、議程以及宣傳報(bào)道等五個(gè)方面，都需要事先做充分的準(zhǔn)備。在時(shí)間方面，要看領(lǐng)導(dǎo)同志和主辦方方便與否;在地點(diǎn)方面，要看擬選的場(chǎng)所屆時(shí)有沒有其他活動(dòng)，安全有沒有保障;議程方面，涉及人員是否有困難不能參加等。所以，寫這種請(qǐng)示，了解研究、溝通協(xié)調(diào)的工作量都比較大，都要求非常周到、非常細(xì)致。這樣的請(qǐng)示件，既是之前調(diào)查研究與溝通協(xié)調(diào)工作成果的薈萃和升華，又是領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行實(shí)施的路線圖、計(jì)劃書、時(shí)間表。如果前面的工作做得好，請(qǐng)示寫得周全、嚴(yán)密，就容易獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，實(shí)施起來也會(huì)比較順暢。
2二把“字兒”搞準(zhǔn)
“字兒”，就是文字，關(guān)鍵要提煉好、表述好。在處理“字兒”與“事兒”的關(guān)系上，既不能片面強(qiáng)調(diào)“字兒”而忽略“事兒”，也不能片面強(qiáng)調(diào)“事兒”而忽略“字兒”。
第一，“把菜買齊再下廚”——注重搜集材料。寫請(qǐng)示、報(bào)告，第一步一定要先把材料收集齊全——相關(guān)的文件、講話、資料等，搜集得越全越好，特別是重點(diǎn)材料絕對(duì)不能缺少。就像做飯之前，一定要先把原材料買好，否則一會(huì)兒去買蔥花，一會(huì)兒去買蒜瓣，飯就很難做好。比如寫一個(gè)總結(jié)報(bào)告，需要搜集的材料很多——主要包括上級(jí)的有關(guān)文件、當(dāng)時(shí)制定的方案、中間的承諾書、階段性報(bào)告等。有了這些材料，需要了解的情況隨時(shí)可以信手拈來，寫作過程就會(huì)很方便。事先把材料搜集齊全，也有利于寫作時(shí)不遺漏重要的事項(xiàng)。
第二，“拾掇好了再生火”——注重列好提綱。材料搜集齊了，還要對(duì)材料進(jìn)行研究和思考——也就是對(duì)文章進(jìn)行構(gòu)思。就像炒菜之前，首先要把菜擇好、切好、配好，再打開燃?xì)庠睢Ｒ蝗贿@邊開著火，那邊菜還沒有拾掇好，就必然手忙腳亂。涉及事項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的請(qǐng)示報(bào)告可以邊想邊寫，稍微復(fù)雜一點(diǎn)的請(qǐng)示報(bào)告，最好是先想透了、提綱列好了再動(dòng)筆。可以先列一級(jí)提綱，再列二級(jí)提綱，最好把二級(jí)提綱之下寫幾層意思也列出來。列提綱的過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)哪些事情沒有想清楚，還缺少哪些素材，這時(shí)可以去進(jìn)行補(bǔ)充。較重要的報(bào)告，提綱出來后應(yīng)該去和領(lǐng)導(dǎo)碰一下，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見對(duì)提綱進(jìn)行修改。這樣就很少會(huì)出現(xiàn)初稿寫好后被領(lǐng)導(dǎo)“槍斃”或作顛覆性修改的情況。
第三，“關(guān)上門來好干活”——注重集中精力。在家做飯的時(shí)候，我喜歡把廚房的門關(guān)上再開始干活，一來防止油煙到處亂竄，二來是防止有人進(jìn)來“瞎指揮”。門一關(guān)，廚房就成了自己的小天地，做起飯來是一種享受。寫文章到了沖刺階段，也就是從提綱到初稿的階段，集中精力十分重要。特別是比較長(zhǎng)的稿子，如果一會(huì)兒一個(gè)電話、一會(huì)兒一個(gè)客人，思路屢屢被打斷，就很難把請(qǐng)示、報(bào)告特別是報(bào)告這樣的大文章寫好。從時(shí)間管理的規(guī)律來講，集中整塊時(shí)間是提高腦力勞動(dòng)效率的最根本的方法。管理學(xué)大師德魯克《卓有成效的管理者》一書，核心思想之一就是集中大塊兒時(shí)間來做最重要的事情。很多辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)白天辦事兒，晚上寫字兒，也是同一個(gè)道理。
第四，“小火慢燉最出香”——要注重修改。請(qǐng)示、報(bào)告的修改標(biāo)準(zhǔn)有三個(gè)：一是風(fēng)格恰當(dāng)，請(qǐng)示就是請(qǐng)示的味兒，報(bào)告就是報(bào)告的味兒，不能是別的味兒，也不能串味兒;二是表述精確，語義的范圍、輕重、緩急要十分準(zhǔn)確，十分適度;三是文字干凈，多一個(gè)字就會(huì)嫌多，少一個(gè)字就會(huì)嫌少，文章看著十分透亮。領(lǐng)導(dǎo)修改請(qǐng)示、報(bào)告的花臉稿，是我們學(xué)習(xí)的最好教材，因?yàn)槔锩娌粌H有應(yīng)該怎么寫的信息，更有不該怎么寫的信息，真正用心的`話，可以從中學(xué)到很多東西。
3三把“樣兒”搞對(duì)
“樣兒”，也就是格式，關(guān)鍵要求規(guī)范。從難度上來說這是最小的，只要把以前類似的請(qǐng)示或報(bào)告調(diào)出來，基本上就可以解決問題，最多再對(duì)照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來確認(rèn)一下。但也要十分重視，來不得絲毫馬虎。這方面的錯(cuò)誤都是低級(jí)錯(cuò)誤，避免的關(guān)鍵在于細(xì)心、細(xì)心、再細(xì)心，不要有任何僥幸心理。我們的公文是否規(guī)范，不但體現(xiàn)著我們個(gè)人的工作態(tài)度，也體現(xiàn)著單位的工作作風(fēng)。看似細(xì)枝末節(jié)、瑣碎小事，本質(zhì)上卻是關(guān)系作風(fēng)養(yǎng)成的大問題。就像部隊(duì)?wèi)?zhàn)士練習(xí)疊被子、踢正步，其中的技能打仗時(shí)是用不上的，我們不可能拿被子當(dāng)武器，更不可能踢著正步上前線，但從整理內(nèi)務(wù)和隊(duì)列操練中培養(yǎng)出來的紀(jì)律意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)和一絲不茍的精神，卻可以在很大程度上決定戰(zhàn)爭(zhēng)的勝負(fù)。