《勞動合同法》第五十條規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。勞動者應當按照雙方約定，辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的，在辦結工作交接時支付。用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。”
《勞動合同實施條例》第二十四條規定：“用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。”
《勞動合同法》第八十九條規定：“用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。”
從上面的兩項規定中可以看出：提供離職證明的用人單位的法定義務，不能以任何理由拒絕;同時，離職證明的內容也具有法定約束性，不能隨意亂寫。具體要求：'
1、時間確定性：離職證明應當在解除或者終止勞動合同時依法提供
2、內容法定性：離職證明應當并且只能寫“四要件”，即：工作崗位、工作年限、合同期限、終止或解除期限。對于離職原因，或者對員工的任何評價性內容，則不是離職證明的必備條款。因為任何評價性的內容有可能“給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任”。
為什么離職證明上不能寫任何評價性內容，包括離職原因?
其一、從立法者的角度出發，考慮到離職員工日后就業的便利性，為約束用人單位喜歡在離職證明上寫“辭退”、“本人犯錯”、“對公司造成重大損害”等類似惡意行為，故對離職證明的內容進行了列舉性規定，除了“四要件”之外的其他內容，必須經過員工本人許可，不能隨意添加。否則，離職員工可以拒絕接受，并要求公司依法重新開具。
其二、從情理的角度出發，即使員工存在重大過失，并導致因此被用人單位解除勞動合同和賠償損失，員工已經受到了相應的懲罰，那么在開具離職證明時，公司就不能再在離職證明上揭示離職原因，讓員工因一次錯誤承擔兩次懲罰。這樣的行為偏離了教育為主、懲罰為輔的處理原則。話說回來，做人也不能這樣吧：在別人的`傷口上撒鹽。
其三、從法理的角度出發，《勞動合同實施條例》第二十四條就看出離職證明在內容上，具有限定性和確定性，用人單位只能按照這個規定的格式出具離職證明。若是任何一方需要增加其他內容，不僅要符合請求一方的意愿，還應該征得對方同意。
得出以下結論：
第一、離職證明的作用僅僅限于證明一個時期內勞動關系的事實，公司無權借此機會在內容上對員工日后就業施加不利或者負面的影響;
第二、離職證明內容須要符合不損害員工利益原則，若因離職證明內容導致員工再次事業或者侵犯員工隱私的，公司須要承擔違法責任。
第三、在離職證明的內容中增加除了法定“四要件”之外的內容，雙方須達成一致意見。
因此，離職證明的格式樣式基本如下：
茲證明×××(先生/女士)曾在本公司擔任×××部×××一職。勞動合同期限×年，自××××年××月×日至××××年××月×日止。現于××××年××月×日雙方共同(√×)解除(√×)終止勞動關系。其在本公司共實際工作×年×月(××××年××月×日至××××年××月×日)。
備注：本證明一式三份，公司、員工、失業保險機構各持一份
××××××××有限公司(蓋章)
××××年××月×日
說明：
1、為何要給失業保險機構一份?因為《就業服務與就業管理規定》第六十四條規定：“勞動者進行失業登記時，須持本人身份證件和證明原身份的有關證明;有單位就業經歷的，還須持與原單位終止、解除勞動關系或者解聘的證明。”
2、離職證明一定要有員工簽收的證據保存，避免今后因勞動者否定用人單位已開具離職證明的法律風險