如何編寫有效的項目建議書

2020-11-18 建議書

　　項目建議書在獲得批準前，可能會有一些反饋和若干次修改。下面簡單地列出建議書應當提交的內容，歡迎閱讀。

　　所有項目計劃活動最終是要提交項目建議書。項目建議書要被提交給高層管理者，以批準執行項目。大多數情況下，會有同樣的團隊審批基于POS編制計劃的項目。建議書將描述項目的完整商業情況，包括預期的商業價值，以及相應的費用和時間估算。除了這些信息以外，建議書還會詳細描述做什么、誰來做、什么時候做和如何做等問題。建議書是項目的路標。

　　項目建議書的內容

　　幾乎每家公司都有自己的項目建議書格式，但大部分建議書的章節與這里列出的非常相似。項目建議書是對所有計劃編制工作的重新說明。

　　1. 概要

　　這部分的文字不會超過一頁，通常是半頁。想想兩分鐘的電梯談話(如果你不能將項目在兩分鐘的電梯交談內總結出來，就說明你還沒有完成工作)這種談話中你是不會出錯的`。我們建議這部分內容包括3個簡短的段落，且每段只描述1個主題：

　　1)商業情境

　　2)你的項目目標

　　3)商業價值

　　很簡單，不是嗎?

　　如果你的公司有戰略計劃，你就應該增加第4段，以簡要描述你的項目如何支持這個戰略計劃。如果你的項目要和別的項目爭搶資源，則這段話是必需的。

　　2. 背景

　　這是對此項目建議書的背景的簡短描述。它通常陳述項目產生的商業條件、機會或問題。

　　它為以后的部分搭建了舞臺，并且將項目置于商業環境之中。

　　3. 目標

　　這是另一個簡短的部分，將簡要說明你希望通過項目實現什么目的。描述目標時應避免使用術語，因為你不清楚誰會閱讀這個部分描述目標要使用商業語言，而不是使用你所在部門的技術語言。你要明確闡述目標，以避免對要做什么和目標由什么構成存有疑問。

　　4. 對所采取方法的綜述

　　對于那些可能對你如何實現目標的細節不感興趣的人來說本部分提供了有關所用方法的高度概括描述。你可以提一些PMLC模型，但還是要盡量避免使用術語。對于每個步驟，只要給出簡短說明和幾句支持性論據即可，因為此時簡短和清晰是非常重要的。

　　5. 工作的詳細說明

　　這里，你要給出你的方法的細節，包括應該做什么、什么時候做、由誰來做、需要多少時間以及應該采用什么標準來衡量工作的完成情況這是所有項目工作的路標。我們發現，甘特圖對于展示進度數據很有幫助。甘特圖易于理解，對于那些第一次看到的人來說通常很直觀。

　　6. 時間和費用匯總表

　　我們通常會在項目建議書中包含關于時間和費用的|頁匯總表。如果這些工作被用高級列表形式表示，則會更有效。通常，這些數據已經在前面被描述過，將其在這里匯總起來則有助于客戶審閱與提出意見，

　　7. 附錄

　　附錄包括所有與建議書正文不是密切相關的支持數據和細節還包括客戶可能遇到的問題及問題的答案。記住，附錄要比項目工作的基本描述詳細，通常可以在這里找到支持性信息

　　項目建議書的格式

　　關于格式，這里沒有僵化和便捷的規則。你應該可以在你的部門找到成功的建議書并將其作為指南。一旦簡略地描述了想法，你就要與可信賴的同事分享建議書，因為他們的反饋信息是你所能夠得到的最有價值的建議。

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