一、性質
個人或團體，就整體發展或某項工作，向機構提出針對性的具體建議。個人或團體，就整體發展或某項工作，向機構提出針對性的具體建議。
二、結構
上款： 上款： 由三部分組成：收件人機構、姓名及身分（如翰林中學中文學會顧問何十老師）；若不清楚收件人的姓名，可用「執事先生」（意即負責人）； 由三部分組成：收件人機構、姓名及身分（如翰林中學中文學會顧問何十老師）；若不清楚收件人的姓名，可用「執事先生」（意即負責人）； 若建議書屬公開發表，可省略此部分； 若建議書屬公開發表，可省略此部分； 頂格書寫，后面加上冒號（：）。 頂格書寫，后面加上冒號（：）。
標題：須標示建議的主題及加上「建議書」三字（如「綠化校園建議書」）； 標題：須標示建議的主題及加上「建議書」三字（如「綠化校園建議書」）；
前言：著重分析現有情況，說明提出建議的背景及原因。 前言：著重分析現有情況，說明提出建議的背景及原因。
正文： 正文： 回應前言所提出的'背景及實況，提出針對性的建議； 回應前言所提出的背景及實況，提出針對性的建議； 可分點列寫，每點寫一項建議；可分點列寫，每點寫一項建議； 建議要具體，每項建議必須包括主張、具體施行方法（負責人、施行時間、人力財務資源、施行步驟）及預期效果；建議要具體，每項建議必須包括主張、具體施行方法（負責人、施行時間、人力財務資源、施行步驟）及預期效果； 可加上小標題；可加上小標題； 宜按邏輯順序鋪排次序。宜按邏輯順序鋪排次序。 結語：促請受文機構採納及實施上文提出的建議。 結語：促請受文機構采納及實施上文提出的建議。
署名：由三部分組成：撰寫人機構、職銜及姓名，不必加啟告語。 署名：由三部分組成：撰寫人機構、職銜及姓名，不必加啟告語。
日期：必須包括年、月、日，開新行頂格書寫。 日期：必須包括年、月、日，開新行頂格書寫。
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