1．E-mail邀請的寫作注意事項
在主題行寫清會議名稱、地點和時間，例如：
Subject：Sales Meeting Beijing 11 July 2007；
在稱呼后直接點明召開會議的.原由，例如：
We need to finalize the next product launch.
提出會議召開時間的建議，例如：
We should have a meeting before the Shanghai fair in July. How about June 21?
給對方一個選擇時間的機會，例如：
If the date mentioned isn’t possible for you, please Suggest an alternative in that week.
2．電話邀請的注意事項
在打電話之前要充分準備，不僅要交代清楚會議的時間、地點和目的，還要考慮好禮節性問候和一些寒暄，最好用英語寫下筆記。
詢問對方是否有意開會，例如：
Could we schedule a time to meet next week?
建議會議時間，例如：
How about sometime after lunch?
確認開會日期和時間，例如：
See you on Monday at 7.
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