如何寫好公司會議中的會議紀要？

2024-11-11 會議紀要

　　撰寫會議紀要的方法與公司的企業文化、發展規模、會議人員層級、領導偏好等因素密切相關，同時還存在上市公司撰文合規性等一系列需分類討論的問題。以下是中國人才網小編整理的如何寫好公司會議中的會議紀要?歡迎閱讀!

　　例1

　　說明一下我所在公司的大致情況：我們公司屬于某大型央企旗下的上市平臺附屬子公司，曾在上個世紀八九十年代的本地市場上占據一席之地，領導大多為60后與70后，思想傳統保守，對新事物的接受程度較低。我所在的部門為總經理直接管轄的辦公室，崗位為公司總經理的專職會議紀要員。

　　根據個人從業經驗，總結會議紀要工作的一下要點：

　　1、行文風格：通過多次參會并觀察領導針對不同事務的處理態度與方法，總結出領導的行為風格與個人偏好，使紀要成為“領導的聲音”。

　　例如，我們領導傾向于執行力第一的狼性文化，會議紀要中就要善于使用“確保完成”“切實落地”“敢想敢干”等詞匯對各項任務的執行力度加以強調。2、內在邏輯：邏輯問題主要分為兩種情況：

　　A事先為領導準備了講話材料，領導也完全按照材料思路布置工作，只需根據材料對紀要進行完善; B事先沒有總結講話材料，領導根據員工匯報與各部門意見，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現較多的情況，此時領導有大致思路，但是可能存在相同事項重復說、換角度說，不同事項雜糅、邏輯詞混用等情況，此時需要紀要員對公司業務有一定了解，并且事先對會議材料進行過預熱，才能梳理領導的思路。

　　例如，我的領導在時間充裕的情況下，會使用總-分-總的結構進行工作布置，并且還會大量引經據典，甚至會提及如何做人等議程以外的話題，這時就需要對領導傳遞的信息進行過濾，抓住主要邏輯脈絡。 3、主次分明：總經理主持的會議大多為公司層級會議，由各部門共同參與，因而會議紀要側重宏觀工作布置，強調高度與方向;而部門會議、項目會議則往往以某一議題為主，側重對領導安排的細化與分解，強調可控與執行。因此，對會議層級與規模的知悉是區分紀要內容取舍的前提。

　　例如，在總經理的會議紀要中，往往需要對各部門的質詢、項目反饋的過程進行弱化，而將重點放在總經理的最終講話上。領導可能會對某部門的意見表示贊同，也可能在某部門提出看似合理的意見之后不置可否，該選擇那些內容寫入紀要，則是紀要員長久積累之后的微妙考量。

　　4、合理取舍：“未經敘述的事情從未發生”，紀要的本質也正是如此，會議中并不是所有結論都適合寫入紀要，有的決議只能讓參會人心領神會而不宜記錄，有的則是這需要記錄員對會場的利益關系、人際關系進行權衡后進行取舍。

　　例如，子公司提出與母公司不同的經營方針，子公司表示要在各個同級公司中拉開差距等等言辭就不合適出現在作為憑證的會議紀要中。

　　5、特殊情況：上市公司具有獨立性，在資產、人員、業務等方面均需不受第三方平臺的管控，因而在某一上市公司的紀要中不應出現另一上市公司的字樣。

　　例如，當所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺存在不可避免的業務往來，或是受到第三方管控，此時就需在紀要中注意措辭，保持獨立與合規。

　　6、紀要之外：會議紀要雖然是一項與純文字的工作，但是作為職場人，尤其在國企這樣人際關系占據重要地位的環境中，要認識到會議紀要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是與領導、直接上級的溝通和交流，在日常的工作中加深了解，明確他們的想法和習慣，懂得他們的拳法和套路，那也同樣重要。

　　例2

　　注意事項：

　　1、會議開始前要熟悉會議參與人，如若是客戶，可以索要名片(此步驟也可會后要)，之后可制成Excel表格，方便公司里其他人使用。

　　2、會議過程中，要特別注意領導的思路形成過程，對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯：會議認為，會議強調，會議指出，會議號召，會議決定。

　　3、會議紀要中的主要內容和關鍵字，要用紅字、黑體標識，方便審閱人審閱。

　　4、會議中提到的需要跟進的事項(一般有時間限制)，需要注明，并且設置時間提醒(紅字提醒)，按專人分類，到時提醒。