如何做一個合格的會議記錄者

2024-09-29 會議記錄

　　一.會議記錄者的功能

　　會議記錄者主要有4種功能。

　　◆會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導致一個會議成敗的關鍵。

　　◆會議記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設計的程序。

　　這一功能主要表現在會議的事后跟蹤這個部分。會議記錄者在會議的過程中主要負責記錄、維持會議的議程所設計的程序，可以起到“和事佬”的作用。

　　◆會議記錄者還有協助主持人做好會議總結與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。

　　◆觀察預防功能。會議記錄者的觀察預防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區，同時可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發言過長，哪些人尚未發言，并對這些情況做好相關紀錄，以此來提醒主持人。當然，最主要的觀察預防功能體現在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區：

　　第一誤區社會性懈怠

　　社會性懈怠是一個心理學上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態。以會議為例，許多會議決議的產生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結果。大多數人對于主持人或發言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態，實際是處在一種參與的假象中。

　　對于這種會議誤區，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數人的決議，從而失去了開會的真正價值。

　　第二誤區從眾心理

　　從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規范性的從眾壓力。例如某個小團體或是很有權威的某個人的影響力很強，他們的想法因為他們的影響力而對很多個體產生一種強大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。

　　這種誤區也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發現，并幫助大家及時預防。

　　第三誤區團體極化

　　團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。

　　會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區。

　　二.誰能勝任會議記錄者

　　許多傳統的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發言，而且能準確陳述聽到的內容，同時記錄好幾項發言而不失誤。

　　所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：

　　◆反應快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應。

　　◆寫字快。做會議記錄，寫字速度當然有一定要求。

　　◆知識面廣。在做會議記錄時，經常會聽到一些專業術語，沒有相對廣的知識面，對這些專業術語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。

　　◆記憶力特別強。會議記錄者要能記住發言者所說事情的前因后果，遇到一個很復雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經不知發言者所云了。

　　◆組織能力強。

　　◆傾聽能力強。

　　◆總結能力強。