公司年會籌備方案注意事項

2020-08-22 會議方案

　　年會主要目的是客戶答謝，激揚士氣，營造組織氣氛、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同，下面是小編整理的公司年會籌備方案注意事項，希望對大家有幫助！

　　確定會議時間要考慮公司的經營周期，選在淡季的時候，大家相對不太忙，爭取能夠全員參與會議。公司年會之所以通常定在春節，也與春節相對是一個結算周期有關。在確定了會議時間之后要提前通知各部門做相應的準備，一個成功的年會活動不是老板的事情，也不是某個部門的事情，而一定是各部門配合才能做好的。在年會的同時，要進行公司年度工作總結，到時公司管理層、各部門都要寫出工作總結來匯報給全體員工，并為推動明年的工作計劃做好動員。年會也需要與優秀員工的評選、年終獎的發放等事項同步進行，事先選拔出來的優秀員工要在年會上公布，通常還要請優秀員工代表講話，展示自己并激勵團隊，等等，這些都需要進行事先的準備。

　　年會有時還需要有一些表演、抽獎、比賽項目，一方面展示員工的才藝，另一方面，也是打破平時的部門界限、層級界限，相互了解、溝通、融合、共慶共樂的意思。這些活動也需要事先準備。為了各相關部門在年會前，對自己要做的事情有充分的準備，一般至少給出2-8周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。

　　會議議程是會議要討論的項目列表，會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是會議是否能夠成功的關鍵，因此，議程是整個會議籌備前需要最早確定的事情之一。年會通常的內容包括：工作總結;經濟形勢、行業發展趨勢與工作計劃的討論;優秀員工發獎;年終獎、紅包的發放或宣布;員工才藝表演、團隊競賽;抽獎;聚餐;戶外活動，包括打球、滑雪、旅游等各類項目。在制訂議程的時候，要根據工作需要、預算等因素來考慮選擇哪些項目是一定需要的，哪些項目是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。

　　公司年會議程(范文)

　　公司將于2月5日舉行年度會議，會議主要議程如下：

　　1、上一年度年會回顧

　　2、上一年度公司目標達成情況總結

　　3、下一年度經濟與行業形勢分析

　　4、下一年度公司主要工作目標

　　5、各部門工作總結

　　6、人事任命

　　7、優秀員工表彰

　　8、年終獎發放

　　9、各部門節目比賽

　　10、其他活動總經辦 XX年X月X日傳發各主管副總、各部門經理組織、籌備好一個會議所需要的其他方面的工作

　　會議預算包括以下6項內容：

　　1、交通費用

　　交通費用可以細分為：

　　①出發地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

　　②會議期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

　　③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、場地費用

　　具體可細分為：

　　①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經包含某些常用音像設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

　　②會議設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的`各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

　　年會通常有三類相關人員：①領導小組、②籌備與接待人員和③參加人員。

　　①領導小組

　　領導小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調;

　　②籌備與接待人員

　　籌備與接待人員的職責是：按照領導的安排，為領導小組提供會議籌備的具體細節，提供備選方案，供領導決策，在會議過程中進行接待，并處理突發事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。籌備與接待人員要有明確的職責分工：

　　①要設定一個負責人;

　　②要有人專門負責日程安排及與各部門協調;

　　③要有人專門負責聯系場地、布置會場;

　　④有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、旅行安排;

　　⑤要有人專門負責設計比賽與其他活動;

　　⑥要有專人負責會議現場的接待事宜，等等。

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